Workshop

Ibland kan företaget, avdelningen eller arbetsgruppen hamna i situationer där man ställs inför olika typer av problem och utmaningar.

Om man då vill använda sig av hela gruppens kompetens och erfarenhet för att hitta en lösning på problemet, kan man använda sig av olika modeller och tekniker för utvecklingsarbete.

En av dessa metoder som har visats sig vara mycket effektiv är att samla alla inblandade till en workshop.

Workshop hur du planerar och håller en workshop

Alla får komma till tals

Detta är ett utmärkt sätt att ta till vara på alla de idéer och kompetens som finns inom en organisation och låta dessa komma till tals. Det är dessutom alltid bra att involvera alla i problemlösningen för att få medarbetare eller medlemmar att känna sig delaktiga och viktiga. Detta bidrar till att förankra ett förtroende mellan ledning och arbetsgrupp.

Planera väl

Under en workshop kan och bör man driva varandra framåt mot en lösning och ta hjälp av varandra för att utveckla idéer och nya tankesätt. Det är viktigt att denna workshop i slutändan leder till att alla deltagare är överens om vilka åtgärder som skall vidtas för att lösa frågeställningen eller problemet i fråga.

Tanken är inte att detta ska leda till konflikter och ännu mer problem. Därför är det även viktigt att man planerar workshopen väl och ser till att ha en bra struktur för workshopen.

När olika perspektiv, tankar och kompetenser samlas på detta sätt i samma rum för att lösa ett problem, är det viktigt att man har respekt för varandras specialistområden och erfarenhet. Det är alltså inte workshopen i sig som är det effektiva verktyget, utan hur man väljer att använda detta verktyg på bästa sätt för att få ut så mycket som möjligt av situationen.

Vad är en Workshop

Vad är en Workshop?

När en verksamhet står inför ett knepigt problem, när man vill förankra lösningar i hela organisationen och bygga beslut där alla olika funktioner och kompetenser kan bidra med sina respektive perspektiv, då kan en workshop vara en bra metod. En workshop är ett arbetsmöte där deltagarna tillsammans har uppdraget att arbeta fram ett resultat och där mötesledaren fungerar som en facilitator som håller i processen (även kallad processledare).

En workshop påminner om ett seminarium i sin form men det finns egentligen stora skillnader. I ett seminarium är målet satt liksom innehållet. I en workshop är målet satt, men innehållet och resultatet skapas på plats.

I en workshop är alltså tanken att gruppen på plats ska komma fram till innehållet och lösningar på problemet i fråga. Målet är just detta, att finna en lösning (som ännu är okänd) på ett problem eller frågeställning tillsammans under ordnade former.

En workshop är ett möte som betonar interaktivitet och att deltagarna deltar aktivt. Resultatet är ett strukturerat material för hur man fortsätter arbetet.

 

Hur du planerar en workshop

Hur du planerar en Workshop

Det är mycket viktigt att planera en workshop väl för bästa resultat. Det är mycket mer än att bara samla en grupp människor och hoppas på att något bra ska hända. Då har man verkligen underskattat vad detta innebär. En workshop kräver en facilitator som både planerar och leder själva workshopen. Facilitatorn ska se till att det finns ett tydligt mål och ett syfte som håller måttet.

Det gäller därför att förbereda sig väl och ha en genomtänkt plan för hur processen ska se ut. Fundera över problemställningen som gruppen ska arbeta med: Vilka olika delar finns det? Hur ser nuläget ut? Vilka kan orsakerna vara och vilka möjliga lösningar kan det finnas? Dela in workshopens arbete i olika faser där dessa delar kan diskuteras.

Tänk på att bjuda in rätt människor och att i god tid tala om för alla inbjudna vad målet och syftet är, för att alla ska kunna förbereda sig och låta detta sjunka in.

Skapa en agenda och tidsbestäm alla delar. Fyll upp agendatiden till 80% så att det finns marginal om ni hamnar på villovägar.

Se till att boka bra och stora lokaler så att ni inte behöver trängas. Använd er av öar istället för biosittning, eftersom detta inte alls fungerar bra under en workshop där tanken är att man ska interagera med varandra och diskutera.

Under workshopen

Inledningen

Innan deltagarna kommer på plats, se till att du (facilitatorn) är på plats i god tid innan för att förbereda själva sittningen och det material som skall användas, så som pennor, lappar, blädderblock, projektor, PowerPoint och så vidare. Möblera stolar och bord för 6 personer i varje grupp som max. Välkomna gärna deltagarna med någon form av upplyftande musik när de anländer och du hälsar på alla.

Det är lätt att vilja hoppa rakt in på problemet, eller lösningen. Men det är viktigt att de som ska delta vet vad som komma skall under workshopen. Vilka roller alla har, vad som förväntas av var och en, samt att skapa en skön och avslappnad stämning i gruppen som ska delta.

Inled gärna därför med att alla får presentera sig för varandra (om man inte redan känner varandra väl sedan innan), är det en stor workshop med väldigt många deltagare så är det bättre att låta deltagarna presentera sig i sina mindre grupper sedan istället.

Visa deltagarna en agenda för workshopen med ungefärliga hållpunkter och tider. På så vis blir det enklare för deltagarna att förhålla sig till varje moment, det kan vara bra att få veta vilken tid det är paus, eftersom man då inte behöver fundera på det under övningarna. Och att man inte har oändligt med tid på sig att utföra en övning. Innan man dyker in på den första övningen så är det i princip alltid givande att starta med en så kallad ”ice breaker”, en simpel övning som gör deltagarna lite varma i kläderna och får dem att slappna av.

Övningar

I nästa steg när deltagarna är lite mer avslappnade, kan man gå in på den första övningen. Den här övningen bör vara ett steg på vägen för att uppnå det mål och syfte som finns med workshopen. Ett delmål. Därefter bör det finnas en paus som ger deltagarna möjlighet att gå på toaletten, hämta dricka och eventuellt något att äta. Att helt enkelt ge deltagarna möjlighet att koppla bort den första övningen och fylla på med energi inför nästa övning. Hur många övningar en workshop behöver eller vad som är optimalt beror helt på syftet med workshopen och hur lång tid man har på sig.

Men har man ca 4 timmar till en workshop, så kan ett bra upplägg rent tidsmässigt se ut ungefär såhär:

  • Ca 30 min intro
  • Övning ett – 45 minuter
  • Paus 5 – 10 minuter
  • Övning två – 60 minuter
  • Paus 5 – 10 minuter
  • Övning tre – 45 minuter
  • Outro – 15 minuter

Övningarna bör vara strukturerade på ett sådant vis så att deltagarna får arbeta fokuserat med en sak i taget. Det blir exempelvis ganska svårt att ge en grupp människor en alldeles för stor uppgift att arbeta med. Detta kan leda till att man helt går ifrån det man skulle göra och uppgiften kan grenas ut alldeles för mycket. Detta är såklart något som kan ske oavsett storlek på uppgifter man ger. Det är därför bra att man som facilitator av en workshop finnas tillgänglig för att stötta upp när en grupp kör fast, eller viker av för mycket. Utgå ifrån ert syfte med workshopen, och dela upp det i olika delmål för att på så vis kunna skapa passande övningar för workshopen. Kanske ska det vara tre övningar, där den första är att definiera bakgrund, den andra går ut på att definiera nuläget och den sista övningen fokuserar istället på var man vill och tror att man bör vara om fem år? På så vis målar deltagarna själva upp en helhetsbild och har sedan information de behöver för att ta fram potentiella lösningar/koncept/idéer under den sista övningen.

Avslutning

När övningarna är utförda, och det är dags att avsluta workshopen så brukar det vara trevligt att avsluta ungefär som man påbörjade. Alla är samlade och man får möjlighet att tacka för att deltagarna har deltagit. Och berätta gärna kort vad som kommer ske härnäst. Vad kommer hända med all information som framkommit under workshopen? På så vis får de deltagande en känsla för på vilket sätt de har bidragit till resultatet. Och finns tid så brukar det även vara mycket uppskattat att avsluta med en snabb och enkel men rolig övning för gruppen igen. Detta för att de som deltagit ska lämna workshopen med en positiv och trevlig känsla i kroppen, trots att de förmodligen kommer att känna sig riktigt trötta och uttömda.

Användbara modeller och verktyg

När det gäller att konkretisera och förstå ett eller flera problem kan det ibland behövas lite hjälp på vägen. Då kan man till exempel ta hjälp av olika modeller och diagram som är framtagna för just detta. När man sedan har mer klart för sig hur situationen ser ut, blir det även enklare att ”brainstorma” kring lösningar och nya idéer.

Fiskbensdiagram

Ett så kallat fiskbensdiagram är mycket bra att använda sig av när det kommer till att identifiera, kartlägga, förstå och illustrera orsaken till ett visst problem eller tillstånd.

Denna diagramform kallas även för Ishikawadiagram efter japanen Kaoru Ishikawa som uppfann fiskbensdiagrammet på 1960-talet. Bakgrunden till dess namn beror på diagrammets struktur som påminner om ett fiskskelett.

Fiskbensdiagram

Kaoru Ishikawa´s fiskbensdiagram

I ena änden av diagrammet finns det så kallade ”huvudet”, och det är där du skriver in problemet som ska kartläggas. Strecket i mitten kan vi kalla ”ryggraden” och utifrån denna går det ett antal ”ben” och mindre ”delben”. I benen kan du skriva in tänkbara huvudorsaker till problemet och i delbenen lägger du till mer detaljerad information om varje orsak. På det här sättet visualiseras problemet på ett mycket bra sätt och blir betydligt lättare att förstå och analysera.

Ett fiskbensdiagram kan vara bra att använda sig inom en organisation när ni behöver få svar på frågeställningar som berör varför ett problem har uppstått och tydliggöra detta.

Fiskbensdiagram steg för steg:

Steg 1. Definiera problemet. Problemet får inte vara för allmänt formulerat.

”Huvudet” ska tydligt visa vad själva problemet är.

Steg 2. Rita en pil och skriv problemet vid pilspetsen.

Rita en kraftig pil som kommer att bli ryggraden i diagrammet. Låt pilen peka åt höger. Skriv problemet i en ruta vid pilspetsen. Rita ut fem fiskben. Fiskbenen utgörs vanligen av fem M: Människor, Maskiner, Metoder, Material och Miljö.

Steg 3. Sök så många orsaker som möjligt till problemet.

Använd gärna metoden ”brainstorming” för att söka orsakerna till problemet. Genom att sortera in alla orsakerna under respektive M i fiskbenet får man en klar bild av vilket av de fem M:en som dominerar. Man kan också se vilka orsaker som eventuellt hänger ihop. Tänk på att en orsaksfaktor kan dyka upp på flera platser i diagrammet.

Steg 4. Att gå vidare

Undersök om det finns ytterligare bakomliggande orsaker. Ställ frågan ”varför”?

Betrakta sedan diagrammet och ta ställning till:

– finns det förbättringsmöjligheter

– är problemet redan åtgärdat

– är faktaunderlaget tillräckligt

För att kunna identifiera vilka orsaker som sannolikt har större påverkan än andra, bör de olika orsakerna rangordnas utifrån gruppens gemensamma kunskap. Detta kan man göra genom att låta varje gruppmedlem disponera 5+4+3+2+1 poäng. 5 poäng betyder viktigast.

Alla gruppmedlemmar sätter sina poäng. Räkna samman poängen. Den orsak som fått flest poäng bedömer gruppen vara den viktigaste orsaken.

Tolka inte detta fiskbensdiagram som att ni funnit de grundorsaker som teamet letar efter. Ni har endast fått fram och sammanställt hypoteser. Ytterligare data måste samlas in för att avgöra om dessa hypoteser är sanna.

Nadler-Tushman’s Congruence Model

David A. Nadler (1948 – 2015) och Michael L. Tushman (1947) var och är två amerikanska organisationsteoretiker och företagskonsulter. Dessa båda herrar ligger bakom Nadler-Tushman’s Congruence Model som de tog fram under tidigt 1980-tal. Denna modell kan användas i syfte att analysera hur väl de olika komponenterna i ett team eller organisation interagerar med varandra.

Om er organisation lider av prestationsproblem kan detta verktyg med fördel användas för att identifiera ursprunget och roten till problemet. Modellen kan även användas för att finna lösningar på problemet.

Nadler-Tushman’s Congruence Model är baserad på principen om att ett team eller organisation endast kan bli framgångsrikt när arbetet, de som utför arbetet, den organisatoriska strukturen samt kulturen inom organisationen är förenliga med varandra.

Nadler-Tushman Congruence Model, reproduced with permission from Michael L. Tushman (Källa: mindtools.com)

Steg 1. Analysera varje element

Arbete – Här tittar ni på de viktigaste aspekterna av det arbete som utförs inom organisationen. Analysera vilket arbete som utförs och hur det utförs.

Anställda – Här ska ni identifiera vilka kompetenser alla anställda inom organisationen besitter. Titta på både chefer, vanliga anställda samt externa samarbetspartners eller delägare. Vad har de för erfarenheter och utbildning? Hur dedikerade och motiverad är de? Hur vill de bli uppmärksammade och få erkännande för sitt arbete? På vilket sätt förväntar de sig att växa inom organisationen och nå sina karriärsmål?

Organisatorisk struktur – Här ska ni titta på organisationens struktur, system och processer. Hur är verksamheten uppbyggd? Finns det olika enheter och avdelningar eller är det en platt organisation? Gå även igenom regelverk, policys samt tillvägagångssätt.

Kultur – Den här punkten kan vara svår att analysera, men är mycket viktig. Här kan ni titta på vilken typ av ledarskap det finns inom organisationen. Exempelvis vilka värderingar och övertygelser som finns inom både ledarskapet och hos arbetarna. Fundera på om det finns oskrivna regler som följs och som är viktiga för organisationen. Hur ser kommunikationen ut och hur förmedlas information inom verksamheten?

Steg 2. Analysera relationerna mellan de olika elementen

Arbete och anställda – Utförs arbetet av de som har den bästa kompetensen inom området?

Arbete och struktur – Är arbetet koordinerat på rätt sätt så som organisationen är uppbyggd? Är den struktur som finns tillräcklig för att arbetet ska kunna utföras?

Struktur och anställda – Tillåter organisationens befintliga struktur de anställda att arbeta effektivt tillsammans? Uppfyller den de anställdas behov? Förstår de anställda hur organisationen är uppbyggd?

Anställda och kultur – Passar organisationens kultur arbetarna? Innebär organisationens kultur att de anställdas kompetenser och resurser kommer till rätt användning?

Kultur och arbete – Förhindras eller hjälps arbetet av organisationens kultur?

Struktur och kultur – Kompletterar kulturen och den organisatoriska strukturen varandra eller tävlar de mot varandra?

Steg 3. Bygg och upprätthåll samverkan

Nu har ni identifierat alla problem som kan finnas vad det gäller samverkan inom organisationens alla olika områden och element. Nu ska ni fundera över vilka åtgärder som kan krävas för att konfigurera alla element på bästa sätt för att samverka med varandra. Identifiera lösningarna och gå vidare med dessa. Men glöm inte att även förstärka och upprätthålla de element och aspekter som redan är bra inom organisationen.

Sammanfattning

När en verksamhet står inför ett knepigt problem, när man vill förankra lösningar i hela organisationen och bygga beslut där alla olika funktioner och kompetenser kan bidra med sina respektive perspektiv, då kan en workshop vara en bra metod. Det är ett arbetsmöte där deltagarna tillsammans har uppdraget att arbeta fram ett resultat och där mötesledaren fungerar som en facilitator som håller i processen.

En workshop är ett möte som betonar interaktivitet och att deltagarna deltar aktivt. Resultatet är ett strukturerat material för hur man fortsätter arbetet.

Planering

Det är mycket viktigt att planera en workshop väl för bästa resultat. Det är mycket mer än att bara samla en grupp människor och hoppas på att något bra ska hända. Då har man verkligen underskattat vad detta innebär. En workshop kräver en facilitator som både planerar och leder själva workshopen. Facilitatorn ska se till att det finns ett tydligt mål och ett syfte som håller måttet.

Workshopen

En workshop bör se ut ungefär som nedan:

  • Ca 30 min intro
  • Övning ett – 45 minuter
  • Paus 5-10 minuter
  • Övning två – 60 minuter
  • Paus 5-10 minuter
  • Övning tre – 45 minuter
  • Outro – 15 minuter

Övningarna bör vara strukturerade på ett sådant vis så att deltagarna får arbeta fokuserat med en sak i taget. Det blir exempelvis ganska svårt att ge en grupp människor en alldeles för stor uppgift att arbeta med. Detta kan leda till att man helt går ifrån det man skulle göra och uppgiften kan grenas ut alldeles för mycket.

Avslutning

När övningarna är utförda, och det är dags att avsluta workshopen så brukar det vara trevligt att avsluta ungefär som man påbörjade. Alla är samlade och man får möjlighet att tacka för att deltagarna har deltagit. Och berätta gärna kort vad som kommer ske härnäst. Vad kommer hända med all information som framkommit under workshopen?