Dela på facebook
Dela på google
Dela på twitter
Dela på linkedin

Projektplan

Innan man kan börja jobba på ett projekt är ofta en projektplan en nödvändighet. Projektplanen både underlättar arbetet samt gör det mer överskådligt vad projektet består av och vad som ska göras. Sannolikheten att lyckas med ett projekt är större om man har en bra projektplan att utgå ifrån och förhålla sig till.

I vissa fall kan det upplevas som onödigt, men framför allt tidskrävande, att skapa en projektplan. Denna upplevelse handlar ofta om en önskan om att kunna disponera sin tid på ett annat sätt, till exempel på de olika momenten som projektet består av. Det är därför viktigt att komma ihåg att en projektplan ofta gör det möjligt att utföra arbetet mer effektivt, jämfört med hur arbetet skulle ha utförts utan en projektplan. I den här artikeln kommer vi gå igenom grunderna för projektplanering i allmänhet och projektplaner i synnerhet.

Projektplanering

Vad är projektplanering?

Projektplanering innefattar allt som behöver göras för att skapa ett framgångsrikt projekt. När man planerar ett projekt definierar man projektmålen, vad som behöver göras för att uppnå dessa samt hur projektets omfattning ser ut. Vilka steg som ingår i projektplaneringen mer konkret kan variera beroende på vad det är för typ av projekt som ska genomföras och vilka delar som är relevanta just för detta. I och med att projekt ser ut på olika sätt, då de har olika fokusområden och målsättningar, kommer också deras process skilja sig åt.

Det viktiga är inte de specifika delarna, utan att ha en bra struktur att utgå ifrån där lämpliga beståndsdelar kan appliceras. Strukturen innebär både processen och hur projektet styrs. Det kan till exempel handla om saker som hur budgeteringen görs, hur leveranserna planeras, hur man hanterar eventuella förändringar i projektplanen som kan uppkomma etc.

I vissa fall brukar projektplanen reduceras till att enbart handla om schemat för projektet. Detta är ofta en del av projektplanen, men inte allt. Resultatet av projektplaneringen är just att skapa en projektplan som omfattar hela projektet.

En projektplan kan förstås som en färdplan som gör det lättare att röra sig från uppgift A till uppgift B, och skapas delvis visuellt i form av ett schema där man kan se hur lång tid varje uppgift ska ta och när den ska genomföras. Med en projektplan blir det alltså enkelt att se de olika faser och uppgifter som projektet består av, och det är vanligt att kunna se både start- och sluttid för dessa.

 

Varför behövs en projektplan?

En projektplan behövs både för att konkretisera projektet innan man börjar jobba på att genomföra de olika momenten projektet består av, men det behövs även av formella skäl för att få godkännande på att genomföra projektet. Det kan till exempel handla om godkännande gällande leveranstider eller hur projektet ska genomföras.

Genom att inledningsvis börja med att planera projektet kan man spara tid i ett senare skede, då grunderna för arbetet redan är bestämda. Det kan bland annat handla om att försäkra sig om att olika arbetare kan jobba på de specifika datumen där deras tjänster eller kunskap behövs, att man vet vilka resurser man har råd med för man har gjort upp en budget och att man vet att alla är överens om de förväntade resultaten och eventuella kvalitetsåtgärder.

Med en projektplan har man alltid någonting att förhålla sig till, och man behöver inte behöver fatta beslut i stunden för att man inte har planerat tillräckligt bra. Samtidigt kan det finnas utrymme för variationer i projektplaner, där till exempel experter i området får uppgiften att besluta om saker som rör deras fält. Om någonting har beslutats om i projektplanen kommer det dock krävas ett nytt godkännande om några förändringar görs, vilket gör att alla inblandade parter alltid måste samarbeta och vara överens om vad det är som gäller.

Projektplanen är även användbar för att kolla på hur de olika stegen i projektet följs; vad som ska göras, hur det ska göras, vem som ska göra det och när. Det går också att jämföra hur pass bra planeringen stämmer överens med hur arbetet faktiskt genomförs: om någonting skiljer de åt eller om de stämmer överens med varandra. På så sätt går det också att upptäcka om det finns någon åtskillnad mellan det planerade och genomförandet, och går att åtgärda i tid.

 

Hur lång tid tar det att planera ett projekt?

Hur lång tid det tar att planera ett projekt beror på flera olika faktorer, såsom projektets omfattning, hur komplext projektet är, hur många som är involverade i projektet och hur lång tidsåtgång som finns tillgänglig för projektet. Det finns dock vissa sätt man kan göra för att uppskatta hur lång tid ett projekt kommer att ta, till exempel att kolla på hur lång tid liknande projekt har tagit, beräkna hur lång tid varje del av projektet kommer att ta och liknande. Om man tidigare genomfört liknande projekt kan man även jämföra med dessa och fundera på vilka likheter och skillnader som finns. Detta görs ofta genom att studera projektschemana.

 

Vilka verktyg används inom projektplanering?

I och med att projektplanering handlar om att lokalisera och fastställa vad som ska göras och hur det ska göras är det ofta en bra idé att involvera så många som möjligt i den processen. Arbetare har ofta själva bäst koll på hur lång tid deras specifika arbetsuppgifter tar. Utöver det finns det vissa tekniker och verktyg som går att använda sig av för att dela information med andra och liknande. Det kan till exempel handla om att ha workshops, möten, intervjuer eller att göra undersökningar av olika slag där information kan samlas in.

Det är ofta en bra idé att skriva ner alla idéer och förslag som kommer upp så att man inte glömmer bort dem, så se till att ha anteckningsmöjligheter vid dessa tillfällen. I vissa fall kan det vara effektivt att sitta i smågrupper och kommer på idéer som man sedan delar i helgrupp. Detta är ett sätt som gör det mer effektivt att komma på olika alternativ som finns, samtidigt som alla blir delaktiga – jämfört med hur det kan bli på vissa möten i helgrupp där det enbart är vissa personer som kommer till tals.

När projektplanen sedan ska skapas är det bra att ha något system där planen kan lagras. Det kan till exempel vara något projektledningsprogram på datorn, eller ett vanligt papper. Oavsett vad man väljer är huvudsaken att alla kan ta del av det och att det finns tillgängligt för alla som är involverade i projektet. Ett program som är vanligt att använda sig av är Excel, då det är ett kontorsprogram som är väldigt lättillgängligt. Andra program som brukar användas är till exempel Microsoft Project och liknande. Dessa används ofta till att skapa mer visuella verktyg, som Gantt-scheman och motsvarande.

 

Vilka element består en projektplan av?

En stor del av projektplanering handlar om kommunikation inom teamet, där man delar olika synpunkter och idéer med varandra och där alla som är involverade i projektet är inkluderade. Det handlar både om att få grepp om hur olika personer kommer påverkas av projektet, men även om hur alla beståndsdelar som projektet består av hänger ihop.

Slutresultatet av planeringsfasen är ofta i form av en projektplan som bland annat kan innehålla planer för hur resurser ska användas inom projektet, hur olika verktyg kommer finnas tillgängliga och vilka mänskliga färdigheter som behövs. Det handlar även om att planera de kostnader som projektet kommer innebära, och att budgetera för dessa. Utöver det bör även en kvalitetsplan skapas som anger vilka kvalitativa mål som finns för projektet, samt eventuella risker och analys av dessa som kan uppkomma. I projektplanen brukar det även anges vilka personer som ska ta del av olika typer av information som rör projektet, när detta ska ske och hur informationen ska delges.

I vissa fall finns en del av denna informationen att tillgå i andra av företagets dokument, exempelvis riskhanteringsanalyser, vilket innebär att det kan vara lättare att hänvisa till det befintliga dokumentet istället för att skapa ett nytt som är i princip likadant som det förra. Huruvsaken när projektplanen skapas är att all relevant information kring projektet finns i den; vilka processer som ska utföras och följas upp, när detta ska ske och vilka personer som kommer vara involverade.

När projektplanen är färdig är det dags att få den godkänd av berörda parter, såsom projektsponsorn, intressenterna och arbetarna som kommer utföra projektet.

 

Hur skapar man en projektplan?

Projektplanen skapas genom att konkretisera, beskriva och förtydliga vad projektet och dess olika beståndsdelar består i. Det kan till exempel handla om saker som att komma överens om och förtydliga vad som ska uppnås med projektet, vilka processer som är nödvändiga att genomföra för att komma dit och att skapa en handlingsplan som driver projektet framåt.

Det är generellt projektledaren som är ansvarig för att skapa projektplanen, men samtidigt är det ofta nödvändigt att samarbeta med de anställda i projektet samt intressenterna för att kunna göra en så bra och verklighetsförankrad projektplan som möjligt.

För att planera projektet så bra som möjligt kan man till exempel ha vissa saker i åtanke:

Definiera projektets riktningar: Vilka är visionerna, målen och avvägningarna som har gjorts? Vilka ramverk finns att hålla sig inom för att hålla projektet i fas?

Identifiera uppgifterna och skapa verktyg: Tänk igenom vilka uppgifter som kommer behöva genomföras för att slutföra projektet, och skapa verktyg för att lättare kunna hålla koll på detta. Det kan till exempel handla om att göra upp scheman online som är lätta att följa för arbetarna i projektet. Fundera på hur varje uppgift förhåller sig till projektets riktningar och målsättningar. Att ha ett dokument eller ett schema att utgå ifrån är alltid bra och underlättar ofta för de inblandade personerna.

Se kopplingen mellan de olika uppgifterna: Genom att se hur de olika arbetsuppgifterna hänger ihop med varandra blir det lättare att få en överskådlig idé om projektet som helhet. Det kan till exempel handla om när varje moment ska påbörjas, och när varje moment behöver vara avslutat för att inte göra så att kommande uppgifter blir fördröjda.

Beräkna tidsåtgång: Se till att beräkna den tänkta tidsåtgången som kommer krävas för både projektet i sig, och för de olika delarna det består av. Kolla hur pass bra den beräknade tiden stämmer överens med den tid som projektet faktiskt kommer ta att genomföra.

Kolla tillgången och tilldelningen av resurser: Fundera på vilken tillgång som finns av resurser, material, budget, arbetare, lokaler och liknande och hur dessa saker har disponerats. Fundera på om det är ett bra sätt att disponera på, i förhållande till projektets syfte och mål.

 

Hur administrerar man en projektplan?

En projektplan är alltid någonting definitivt, utan kan alltid förändras över tid och under projektets gång. Det är därför viktigt att se projektplanen som en skiss snarare än någonting som är skrivet i sten, och att vara beredd på att den kan förändras om behovet för det uppkommer. I praktiken kan det i vissa fall innebära dagliga förändringar, och i andra fall kan det innebära att det bara är någon mindre ändring som görs under hela projektets gång. I vissa fall är det bara vissa delar av projektplanen som förändras, till exempel schemat, medan andra delar inte ändras alls.

Det som är viktigast i det här fallet är att ha en projektplan som fungerar. Det är aldrig ett självändamål att varken ändra planen eller att låta bli att göra det. Projektplanen finns för att underlätta projektet, inte för att skapa begränsningar eller utgöra ett hinder. Om du känner att någonting behöver ses över eller granskas är det alltid lätt att kolla i projektplanen vad planen från början var.

När projektplanen har blivit godkänd är det den som kommer utgås ifrån. Om några ändringar görs måste dessa alltid bli godkända av samtliga parter som godkänt den föregående projektplanen, innan den nya planen börjar följas. När den nya projektplanen har blivit godkänd delas den ut till berörda arbetare, intressenter och liknande och då är det enbart den – och inte den förra – som gäller.

 

Hur planerar man när information saknas?

När man skapar en projektplan är det ofta vanligt att inte ha tillgång till all information som kommer behöver. Det är detta som är en av anledningarna till att projektplanen kan behöva förändras efterhand. Det yttrar sig ofta genom att projektet planeras överskådligt, snarare än i detalj, och att detaljinformationen är sådant som kommer fram allt eftersom.

Projektet planeras utifrån vissa specifika antaganden som görs, snarare än baserat på något som är hundra procent sant. Antagandena görs för att ha någonting att utgå ifrån, och i försök att minska osäkerhet och i försök att förebygga eventuella risker som kan finnas. Det kan till exempel handla om saker som att utgå från att resurserna som kommer behövas garanterat kommer finnas tillgängliga vid tidpunkten de behövs, att finansieringen kommer vara tillräcklig och att det som efterfrågas kommer stämma överens med företagets kapacitet och policy.

I vissa fall kan man få en bild att utgå ifrån, som ytligt sätt verkar vara rimligt, men när man analyserar det mer på djupet, eller får mer information under projektets gång, visar det sig att det finns vissa brister där eller att någonting inte stämmer överens med hur man hade tänkt att de skulle vara. I dessa fall kan det bli nödvändigt att göra upp en ny bild, eller en ny projektplan, där man genomför justeringar och tar hänsyn till den nya informationen man har tillgång till. Nya antaganden görs och projektplanen får godkännas på nytt utifrån dessa.

I andra fall visar det sig att antagandena som har gjorts från början var korrekta och stämde överens med hur saker blev, och i dessa fall behöver projektplanen inte justeras.

Det kan även förekomma att information finns tillgänglig redan från början, men att man betraktar den som för detaljerad eller som petitesser, och inte dokumenterar den. Det kan också handla om att man ser informationen som underförstådd. Detta kan ibland ställa till problem, då alla inte har samma basinformation att utfå ifrån. Av den anledningen är det ofta av godo att försöka att alltid skriva projektplanen så detaljerat och konkret som möjligt redan från början, samtidigt som antaganden som görs lokaliseras.

 

Vilka steg består projektplanering av?

När det gäller projektplanering är det viktigt att komma ihåg att man inte ska skynda på processen i onödan, då planeringen ofta är grundläggande. Se därför till att låta projektplaneringen ta den tid den tar, och se det som att man i längden sparar tid på det. Det är ofta värt att göra projektplaneringen ordentligt – då sannolikheten är stor att problem kommer uppstå i ett senare skede om man slarvar. Bra planering är grunden för att lyckas med ett projekt och att nå de resultat man vill.