Projektmognad

Det finns många verksamheter idag som är projektbaserade och därav har många projekt att ta hand om. I sådana verksamheter så vill man se till att man arbetar på bästa möjliga sätt för att uppnå sitt resultat. Man vill arbeta effektivt och få ett resultat som både kunden och verksamheten är nöjda med.

Projektmognad är ett sätt för en verksamhet att se hur effektivt man arbetar med sina projekt. Om verksamheten har en hög grad av projektmognad så innebär det att verksamheten bland annat har en tydlig struktur och strategi på hur de hanterar sina projekt, nyttig projektkompetens och en effektiv projektverksamhet. Med projektmognad kan verksamheten på ett bättre sätt identifiera i vilket läge de befinner sig i och hur de ska arbeta för att uppnå bättre resultat i framtiden.

Projektmognad hur du mäter analyserar framstegen i projektet

Vad är Projektmognad?

Med projektmognad kan en verksamhet mäta och analysera sina framsteg i olika projekt. Den visar hur verksamhetens arbete går till i form av effektivitet och lyckat resultat och verksamheten kan sedan använda informationen för att förbättra hur olika processer går till. I många verksamheter så arbetar man främst utifrån och baserat på projekt. Verksamhetens intäkter blir därför en hel del beroende på hur projekten går till och om de lyckas eller inte.

Verksamheter som arbetar med många olika projekt samtidigt arbetar också med samma resurser, alltså samma mängd pengar, kompetens och tid. Det är därför viktigt att resurserna fördelas på ett effektivt sätt, där de behövs, och att projekten styrs på ett sätt som gynnar både kunden och det resultatet man vill uppnå men även verksamheten i helhet.

Med hjälp av projektmognad kan en projektledare analysera verksamhetens tidigare projekt och de resultat som verksamheten lyckats uppnå. Det blir en stor fördel att använda sig utav verksamhetens alla erfarenheter i olika projekt och på så sätt effektivisera processerna i framtida projekt.

Som projektledare vill man också ta vara på det som redan gjorts tidigare i verksamheten och använda det i framtiden. Det är viktigt att man kan skapa och använda sig utav en tydlig projektstruktur, effektiva metoder och tydliga processer inom verksamheten för att i framtiden uppnå bra resultat. Med projektmognad kan projektledaren mäta detta och sedan bedöma vilken grad av projektmognad verksamheten har.

Hur uppnår verksamheten projektmognad?

Till att börja med så behövs det ett stort engagemang och stöd från ledningen om verksamheten vill uppnå högre projektmognad. Det är ledningens beslut och support som kan hjälpa verksamheten att på ett bättre sätt uppnå lyckade projektresultat och effektivisera sina processer. Detta är för att projektmognad inte bara täcker projekten inom verksamheten, utan hela verksamheten. Både projektledaren och ledningen vill identifiera styrkor och svagheter och därefter minimera svagheterna och använda sina styrkor på ett mer effektivt sätt.

För att uppnå projektmognad är det viktigt att ta del av verksamhetens tidigare erfarenhet med projekt. Projektledare och ledningen bör därför kolla igenom dokumentation från gamla projekt och se vilka problem man stötte på och hur de hanterades. Projektledaren bör även undersöka vad som gick bra och hur man skulle kunna se till att liknande resultat uppnås i framtida projekt. Om verksamheten vill ha en hög projektmognad så innebär det också att projektkompetensen måste öka vilket den kan göra från erfarenhet och lärdom som verksamheten kan ta av sina tidigare projekt.

Om man har begränsat med dokumentation inom sin verksamhet så kan det vara värt att prata med sina projektledare och i vissa fall även en del tidigare projektmedlemmar. Eftersom att det är dessa personer som arbetat med projekten så besitter de en hel del erfarenhet som man kan ta del av. Med hjälp av kommunikation och mer öppenhet inom verksamheten tillåter man också ett flöde av idéer, motivation och förbättring.

Efter att ledningen eller projektledaren har läst igenom dokumentationen och diskuterat med andra om tidigare projekt så bör man ha en bra bild av hur verksamheten tidigare har hanterat projekt. Baserat på detta kan verksamheten nu börja förbättra sin strategi om hur projekt i framtiden ska hanteras. Ledningen kan göra detta tillsammans med projektledarna i verksamheten så att man kan kombinera den goda kunskapen som ledningen har om verksamheten tillsammans med den goda kunskapen som projektledarna har om projekten.

Projektmognadsmodell

Det finns många verktyg och modeller som kan användas för analys av sin verksamhet och för förbättring med arbetet inom projekt. Projektmognadsmodellen används när man vill se vilken mognadsnivå verksamheten är på. Modellen hjälper till att identifiera de styrkor och svagheter verksamheten har så att man sedan kan förbättra sin verksamhet och bli mer effektiv. Exempel på några projektmognadsmodeller är CMM (Capability Maturity Model), OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) och P3M3 (Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model).

En del av modellen handlar om att se om verksamheten använder sig utav den erfarenheten de besitter och till vilken grad man också använder den erfarenheten i framtida projekt. Efter en analys med hjälp av modellen ska verksamheten kunna se i vilket läge de befinner sig just nu, alltså hur arbetet sker och hur effektivt det är. Man vill också påbörja en plan om hur det går att förbättra verksamhetens strategi. I strategin bör det finnas fokus på hur projekt ska hanteras så att de kan bli mer effektiva och uppnå bättre resultat. Efteråt ska den erfarenhet man faktiskt har inom verksamheten samlas ihop och ledningen ska se till att den används på ett nyttigt sätt som ger både projektledare, projektdeltagare och verksamheten bättre resultat.

Vidare kommer verksamheten behöva definiera verksamhetens mål och vision för framtiden och därav behöver ledningen också veta hur det ska ske. Modellen hjälper till att ställa de frågor som är nödvändiga för verksamheten att besvara för att ta reda på hur de ska kunna uppnå sina mål och visioner i framtiden. Verksamheten vill också veta vilken mognadsnivå som behövs uppnås i framtiden för att matcha de mål och den visionen de har skapat.

Steg för steg

Projektmognadsmodeller fokuserar på att hjälpa en verksamhet att analysera var de befinner sig i nuläget och hur verksamheten kan ta sig till en högre mognadsnivå. Det är i grunden fyra frågor som verksamheten behöver ställa sig själv och verksamheten för att påbörja analysen.

1. Var befinner vi oss i nuläget?

Ledningen måste börja med att se var verksamheten befinner sig just nu så att de sedan kan börja arbeta på att bli mer effektiva. De behöver identifiera sina nuvarande processer och hur de går till, är de effektiva eller inte? Ledningen kan använda sig utav en nulägesanalys för att försöka identifiera sina styrkor och svagheter, baserat på detta får de en bättre idé om vad som behöver förbättras. Ledningen bör också ta en god titt på alla sina tidigare och pågående projekt för att se hur arbetet har gått med dem.

2. Var vill vi vara i framtiden?

Oftast baserat på svaren i den första frågan inser verksamheten vad de skulle vilja förändra så att de kan bli mer effektiva. Därför fortsätter man med nästa fråga som handlar om just framtiden. Verksamheten behöver sätta upp nya mål om vad det är de ska uppnå och när. Verksamheten bör också vara specifik med vilken mognadsnivå de vill uppnå som matchar de mål man satt upp för framtiden.

3. Hur ska vi ta oss dit?

Verksamheten vet nu vad de vill uppnå men nu behöver de också veta hur de ska uppnå detta. De kan använda sig utav en förbättringskarta och börja prioritera vad som måste åtgärdas först för att bli mer effektiva. De behöver också en tydlig plan för framtiden och en bra strategi som kan hjälpa verksamheten att uppnå sina mål.

4. Hur vet vi att vi har tagit oss dit?

Det är viktigt att verksamheten har en plan för hur de ska kunna veta om de uppnått sina mål eller inte. Därför bör de se över sina mål och se till att de är smarta, att verksamheten har möjlighet uppnå dem. Vaga mål som bara talar om att det ska bli ”bättre” eller ”mer effektivt” kommer bli svåra att mäta i framtiden och verksamheten bör därför sätta mätbara mål där de tydligt kan se att de blivit uppnådda. Mål som är i sifferform, procent eller datum blir lätta och överskådliga. Om man exempelvis vet hur mycket man vill öka sin försäljning, vilka nya produkter man vill skapa eller när ett nytt kontor ska vara färdigt så kan man lätt se om man uppnått det eller inte.

CMM – Capability Maturity Model

CMM-modellen är en modell som används främst av verksamheter där det sker mycket mjukvaruutveckling. Syftet med modellen är att identifiera och förbättra processer i verksamheten så att utveckling kan uppnå högre kvalité. Det handlar också om att se hur processerna relaterar till varandra och hur förbättringar i en process indirekt skapar förbättringar i en annan process. Modellen består av nivåer och en verksamhet vill kunna identifiera vilken nivå de olika processerna befinner sig på så att de kan förbättra dem utifrån sitt behov.

OPM3 – Organizational Project Management Maturity Model

OPM3 har fokus på att förbättra en verksamhets processer och arbete genom att förbättra strategin. Modellen fokuserar på tre element: kunskap, bedömning och förbättring. Modellen fungerar i alla olika verksamheter och en verksamhet vill se till att det finns en god koppling mellan strategi och utförande. Med det ska verksamheten kunna förutse vad som kommer hända i framtiden och hur de kan hantera det.

P3M3 – Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model

P3M3-modellen fokuserar på att bedöma resultatet i projekt genom att analysera hela verksamheten, inte enbart verksamhetens processer. Verksamheten analyserar sin portfölj, program och projekt genom att ta en närmare titt på deras: stöd, nytta, ekonomi, risk, organisationsstyrning, intressenter och resurser. Modellen används av många verksamheter för att effektivisera sina processer och sin strategi och även identifiera och kartlägga sina brister. Verksamheten kan därefter sträva efter att förbättra sina brister och utnyttja sina styrkor på ett bättre sätt.

Hur vet man om man uppnått projektmognad?

En verksamhet som ofta arbetar med många projekt kan vara i stort behov av att veta hur det går för verksamheten i sin helhet och för de individuella projekten. De vill veta vilken grad av projektmognad de har och det kan de bedöma och mäta på flera sätt.

Först och främst så vill verksamheten se till att de har en övergripande plan för hur proska gå till i hela verksamheten. Ledningen i verksamheten ska ha en struktur för vilka projekt som väljs, varför de väljs och hur de ska hanteras. Baserat på detta bör verksamheten också anställa och ha starka projektledare i verksamheten som passar för de projekten man arbetar med.

Även om verksamheten har sin plan över hur projekt ska hanteras och styras sedan innan så behöver de också konstant arbeta i nuet. När problem uppstår så behöver verksamheten ha en tydlig plan på hur det ska hanteras och därför behöver ledningen i verksamheten förtydliga vilka prioriteringar de vill göra inom verksamheten och för projekten. Dessa prioriteringar ska alla projektledare vara väl medvetna om så att de vet hur de ska hantera projekten och problem som behöver lösas.

Om man har arbetat med en del projekt sedan tidigare så är det viktigt att inte bara lämna över resultatet till kunden och sedan aldrig mer titta tillbaka på projektet. Istället bör projektledare ha en avslutande analytisk process efter att man konstaterat att resultatet har uppnåtts. Projektledare bör då gå igenom projektet, all dokumentation och med hjälp av det analysera vad som gick bra och vad som kunde ha gjorts bättre. Det finns en hel del att lära sig från gamla projekt och mycket som går att använda för framtida projekt. Om verksamheten har en tydlig process för hur man hanterar projekt som avslutats och hur de ska analyseras så kan man uppnå en högre projektmognad och med hjälp av det bygga upp framtidens projekt i verksamheten. Fokus i projektmognad handlar just om erfarenhet och den projektkompetens som verksamheten vill bygga upp.

De analyser som ledningen eller projektledare gör på sina tidigare projekt kan också hjälpa att identifiera styrkor och svagheter som påverkar hela verksamheten, inte bara projektet i sig. Det är därför nödvändigt att följa upp med problem eller risker som identifierats och även se över sin problemhantering. Om man vet verksamhetens styrkor och svagheter så kan man också börja bearbeta svagheterna och utnyttja sina styrkor på ett bättre sätt.

När verksamheten har sin plan för hur man ska hantera kommande projekt och även en bra strategi över hur de ska analysera sina avslutade projekt så behöver de också ha en god kunskap om hur de ska arbeta med projekten medan de pågår. Man vet att man vill uppnå effektiva och lyckade projektresultat och när man har sin plan så behöver man fullfölja den. Hur verksamheten följer sina planer och strategier samt hur de hanterar problem på vägen avgör hur lyckat ett resultat kan bli.

Målet med alla projekt är att uppnå ett lyckat resultat men det finns också en orsak till varför man väljer att göra projekt. Projekten ska generera nyttoeffekter för verksamheten och det är därför viktigt att verksamheten väljer projekt utifrån det att de ska gynna verksamheten. För varje projekt bör projektledare också individuellt analysera projektets nyttoeffekter och vilken påverkan de kommer att ha på verksamheten.

Med alla projekt och allt arbete inom verksamheten är det också nödvändigt att föra dokumentation. All dokumentation kan ge nytta i framtiden och användas av andra för att få erfarenhet, lära sig hur man hanterar problem eller få tips på effektiva verktyg som kan användas i framtida projekt. Projektledare bör se till att dokumentationen sker på bästa möjliga sätt så att den är lätt att förstå och lättillgänglig för alla som kan tänkas behövas den.

Med projektmognad kan ledningen eller projektledare analysera alla dessa punkter i sin verksamhet och få en bättre bild av nuläget. Med hjälp av detta kan verksamheten börja arbeta på sin strategi och det de vill uppnå i framtiden. Desto bättre bild de har av dåtiden, desto bättre bild kan de få av framtiden. Verksamheten bör se till att de kan använda sig utav den erfarenhet och kompetens som redan finns i verksamheten och med den arbeta på de brister som verksamheten också har.

Vad är fördelen med projektmognad?

När man arbetar med många projekt i en verksamhet så kan det vara lätt att man endast fokuserar på att leverera ett resultat till kunden. De projekt som avslutas hamnar på hyllan och inga tankar om att ta en titt på dem igen kommer upp.

Med projektmognad så menar man att en verksamhet är kapabel till att använda sina resurser på det bästa sättet för att uppnå ett lyckat och effektivt resultat. Med resurser menas också att verksamheten använder sig utav den erfarenhet som den faktiskt redan besitter. I äldre projekt och dess dokumentation finns det mycket som projektledare kan ta del av. När man tar en titt på gamla projekt så kan man lära sig mycket om vad som gått fel och vad som kan förbättras.

Med projektmognad hjälper man sin verksamhet att analysera det man gör och hur man kan göra förbättringar. Man identifierar sina styrkor och svagheter så att svagheterna kan minimeras och styrkorna kan användas på ett bättre sätt.

Verksamheten använder projektmognadsmodeller för att identifiera vilken mognadsnivå de befinner sig på och med hjälp av detta går det också att se vad verksamheten behöver göra för att uppnå en högre mognadsnivå. Beroende på vilken typ av verksamhet man är och vilka sorters projekt man arbetar med så kan olika mognadsnivåer gynna olika verksamheter.

Det viktiga är att verksamheten konstant ser över sina strategier och mål samtidigt som man lyssnar på sina projektledare och de som arbetar med projekten. Det finns mycket erfarenhet, kunskap och lärdom att dra från alla dessa personer och på vilket sätt en verksamhet väljer att hantera informationen definierar också vilken mognadsnivå verksamheten befinner sig på.