Projektmodell

För att uppnå effektiva projektresultat, inte gå över budget och undvika förseningar så är det väldigt vanligt att använda sig utav projektmodeller. Projektmodeller är baserade på år av erfarenhet och praxis. Vare sig man har erfarenhet eller inte så är projektmodeller väldigt användbara och det kan innebära en stor risk om man väljer att inte utgå utifrån en projektmodell.

Projektmodell hur du använder en projektmodell

Vad är projektmodeller?

En projektmodell används för att styra ett projekt på ett specifikt sätt. Det finns tusentals olika projektmodeller och de har alla egna fördelar och nackdelar. Hur man väljer en projektmodell kan bero på projektledaren, verksamheten och projektets syfte.

Projektmodeller är baserade på erfarenhet och kunskap och det är upp till projektledaren att försöka välja den bäst lämpade projektmodellen för sitt projekt. Det finns mycket man kan lära sig från projektmodeller och man kan också välja att certifiera sig inom olika metoder och standarder.

Eftersom att det finns så många olika projektmodeller med olika inriktningar, lämpliga för olika branscher och baserade på olika produkter så är det bäst att börja med de vanligaste projektmodellerna. Beroende på hur man är som projektledare och vilka projekt man arbetar med kan man sedan bestämma vilken projektmodell man tror passar bäst för ens eget projekt. Om man är osäker så kan man certifiera sig inom olika standarder och metoder för att få bättre kunskap och lära sig av några av de bästa inom projektledning.

 

Vilka olika projektmodeller finns det?

Det finns massvis med olika projektmodeller och metoder och allt beror på preferens och erfarenhet när man väljer. Beroende på vilket sorters projekt man ska arbeta med så kan olika projektmodeller vara bäst lämpliga. Här presenterar vi några av de vanligaste modellerna för hur man styr upp ett projekt.

 

Vattenfallsmodellen

Vattenfallsmodellen utgår ifrån faser där en fas inte kan påbörjas innan den tidigare fasen har avslutats. Modellen sträcker sig officiellt tillbaka så långt som 1950-talet och detta var en vanlig metod som användes för bygg- och produktutvecklingsprojekt. I sådana projekt är det naturligt att man behöver vänta på att avsluta en tidigare fas för att påbörja nästa. Man kan exempelvis inte bygga ett tak innan man lagt grunden, som vägg och stomme, för en byggnad.

Vattenfallsmodellen har oftast sju faser, men ibland också fem: kravspecifikation, design, konstruktion, integration, test och avslutning, installation och underhåll. I vissa projekt sätter man ihop vissa av faserna och det beror helt och hållet på vad det är för projekt man arbetar med. Det finns många fördelar med vattenfallsmodellen, man vet exempelvis efter varje fas vad som har skett, vilka resurser man använt sig utav och vad man fått fram. Om man lyckas slutföra projektet som man hoppats så kan man också vara säker på att det man levererat är kvalitetssäkrat och testat.

Det som hände senare var att många andra projekt inte upplevde att metoden gav lika många fördelar. Detta var för att projekt inom exempelvis mjukvaruutveckling inte behövde vänta in nästa fas utan kunde arbeta och testa iterativt. På grund av detta utvecklades nya metoder som kallas agila metoder.

 

Agila metoder

Agila metoder inom projektledning fungerar väldigt effektivt för program-, system- och mjukvaruutveckling. Enligt metoden så fokuserar man på inkrementell och iterativ utveckling där man har möjlighet till att utföra uppgifter för alla faser samtidigt. Om man till exempelvis utvecklar en mobilapplikation och arbetar med att skriva kod så behöver man inte vänta till nästa fas, testfasen, för att testa koden, utan den kan testas direkt i den fasen man befinner sig i.

Fördelen med att använda agila metoder är att man kan snabba upp projektet och få fram resultatet snabbare. Eftersom att man kan testa redan tidigt i projektet kan man undvika problem och också förbättra resultatet vilket resulterar i bättre kvalité och en nöjd kund. En annan stor fördel är att man snabbt kan göra ändringar och ta emot nya krav eftersom att projektet konstant är under utveckling, något som skulle vara omöjligt att göra när man använder sig utav vattenfallsmodellen.

 

Lean

Lean är en metod som utvecklades av Toyota och som fokuserar på effektivisering och rationalisering. Med hjälp av detta vill man öka kundnyttan och minska på användningen av resurser.

Metoden bygger på tre grundprinciper:
1. Respekt för individen
2. Flöde
3. Transparens

Lean kan användas i alla sorters projekt och man kan säga att lean erbjuder projektledaren och hela organisationen ett nytt sätt att tänka. En organisation som använder sig utav lean har ett konstant fokus på att öka kundnyttan och minska på slöseri av resurser.

Med metoden vill man minska på slöseri i hela processer och flöden, inte bara på en specifik plats. Ett exempel på det är att man standardiserar komponenter så att de kan återvändas i många olika produkter och på så sätt kan man spara på resurser som arbete och pengar istället för att tillverka flera olika komponenter.

 

PMP

PMP står för Project Management Professional och är ett certifikat som erbjuds av Project Management Institute (PMI), världens största organisation för projektledare. För att få certifikatet går man igenom flera prov som handlar om hur man påbörjar ett projekt, hur man planerar ett projekt, hur man utför ett projekt, hur man bevakar och kontrollerar ett projekt samt hur man avslutar ett projekt.

Många företag, organisationer och även stater har anammat PMP-certifieringen i mål om att uppnå bättre resultat för projekt. De som vill erhålla certifikatet behöver studera alla aspekter av projektledning så som projektlivscykeln och andra kunskapsområden som tidshantering, kostnadshantering och riskhantering. Inför provet så använder man sig främst av boken PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) som publiceras av PMI.

PMP är ett globalt erkänt certifikat och om en projektledare erhåller certifikatet så betyder det att personen har tagit del av bästa praxis och erfarenhet som PMI erbjuder och lär ut.

 

PPS

PPS, Practical Project Steering, eller praktisk projektstyrning är en projektmodell som funkar för både små och stora företag. Modellen har skapats av företaget Tieto och fokus i modellen är på vad ska göras, hur ska det göras och vem är ansvarig. Modellen kan användas inom alla projekt och branscher och är byggd på mer än 30 år av erfarenhet.

PPS har ett fokus på att uppnå projektmål, effektmål och strategiska mål. Det finns även ett fokus på verksamhetens och projektets visioner. PPS uppnår detta genom att erbjuda stöd till alla inom projektverksamheten som exempelvis projektledaren.

Det stöd som de inom projektet kan använda sig utav är i form av:
• Faser, arbetsområden och beslutspunkter
• Färdigheter
• Dokumentmallar
• Checklistor
• Självgranskningar
• Kunskapstest
• Klassificering av projekt
• Exempel

 

PROPS

PROPS är en projektstyrningsmodell som utvecklats av företaget Ericsson. Modellen kan användas på alla sorters projekt som exempelvis produktutveckling, marknadsföring eller byggprojekt. Enligt modellen ska man använda företagets resurser på ett effektivt sätt och se till så att alla operativa aktiviteter inriktar sig på kundnöjdhet och att säkra lönsamhet. På så sätt har modellen ett starkt fokus på business.

PROPS-modellen är väldigt generisk vilket också gör den flexibel till olika sorters projekt, kunder och verksamheter.

Modellen använder sig utav fyra grundpelare:
• Tollgate
• Projektmodellen
• Arbetsmodellen
• Milstolpar

Modellen använder sig utav ett ”tollgate” koncept, något som utvecklades av Six Sigma och innebär att man har ett mätbart objektiv som används för att låta en potentiell kund förflyttas mellan faser. Detta gör man för att se till att projekt är initierade och anskaffade med ett businessinriktat fokus och så att både kundens och företagets fördelar finns i åtanke under hela projektets gång.

 

PEJL

PEJL är en generell modell för projektledning som främst används av företag i Sverige. Modellen följer en tydlig process som börjar med organisationens krav och strategier och slutar med bevakning av effekterna av ett projekt när det har avslutats. Enligt modellen så använder man sig främst utav beslutspunkter, projektfaser, checklistor och mallar som stödjer projektledaren och även projektbeställaren.

När man använder sig utav PEJL modellen så får man fasta beslutspunkter och processteg som hjälper till att tydligt beskriva vad man ska göra i projektet. Det finns detaljerade mallar och checklistor för de olika rollerna i ett projekt som de använder sig utav under projektets gång.

Projektledare och andra inom projektverksamheten kan certifiera sig med PEJL och man väljer det kompetensområde man vill inrikta sig: Perspective, People eller Practice. Med perspective lär man sig mer om projektets syfte, med people lär man sig om ledarskap och med practice lär man sig om metoder och verktyg.

 

PRINCE2

PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) är en internationell metod för projektledning som man också kan erhålla certifiering för. Om man använder sig utav PRINCE2 så har man ett fokus på projektansvar. I ett projekt så ska det vara väldigt tydligt vem som har ansvar för vad och vad alla ska göra. Metoden går att anpassa beroende på projektet som ska utföras och man märker snabbt hur flexibel den är. Den är baserad på år av erfarenhet från tusentals projektledare, projektsponsorer, team, kursledare och konsulter.

 

Metoden används globalt och följer sju principer:
1. Kontinuerlig affärsmässig förankring
2. Definierade roller och ansvar
3. Styra i faser
4. Lära av erfarenheter
5. Avvikelsebaserad styrning
6. Fokus på produkter
7. Anpassa till projektmiljön

 

Metoden följer också sju teman vilka är:
1. Business Case
2. Organisation
3. Kvalitet
4. Planer
5. Risk
6. Ändring
7. Progress

 

Vidare har metoden sju processer som följs under projektets gång som är:
1. Ägarstyrning av projektet
2. Starta ett projekt
3. Initiera ett projekt
4. Styra en fasövergång
5. Kontrollera en fas
6. Styra produktleverans
7. Avsluta ett projekt

De sju processerna guidar projektet genom att beskriva hur det ska gå till. Vad som ska ske guidas av de sju teman som presenterades och varför definieras av de sju principerna.

 

Six Sigma

Six Sigma är en modell som fokuserar på att minska slöseri på resurser genom att förbättra processer så att det sker mindre fel, defekter och variation i tillverkning och affärsprocesser. Man mäter processer på olika nivåer och om man följer Six Sigma-metodiken så ska man det inte finnas mer än 3,4 fel på en miljon möjligheter. När man uppnått detta så brukar man inte behöva kvalitetssäkra produkterna utan de kan skickas direkt till kunden.

Six Sigma har fokus på tre komponenter. Den första handlar om statistiska metoder och man använder sig utav statistik och programvara för att göra olika sorters matematiska beräkningar så att man kan åtgärda problem och till slut eliminera dem. Den andra delen handlar om en metodik som kallas DMAIC som står för Define, Measure, Analyze, Improve och Control. Detta är fem faser i ett projekt och följs strikt. Den sista delen handlar om roller och när man använder sig utav Six Sigma så är roller i verksamheten och projekt väldigt tydligt och hierarkiskt definierade.

 

Hur använder man projektmodeller?

Innan ett projekt ska påbörjas så kommer diskussionen om projektmodeller dyka upp på ett eller annat sätt. En av projektledarens första uppgifter i ett nytt projekt blir just att bestämma vilken projektmodell som ska följas i projektet. Projektledare som har många års erfarenhet har oftast också specifika sätt att arbeta på som de föredrar. Projektledarens erfarenhet har därför en stor avgörande del i vilken projektmodell som väljs för projektet men det kan också bero på verksamheten.

Beroende på vad projektet handlar om, vilken projektledare som har hand om projektet och i vilken sorters verksamhet projektet ska pågå definieras de mest lämpliga modellerna. Det finns många projektmodeller som exempelvis PRINCE2 och PEJL som är anpassningsbara och flexibla vilket gör att de flesta projektledare kan använda sig utav dem oberoende av vilket projekt de har hand om. Det finns också projektmodeller som är mer inriktade på vissa områden som kan gynna vissa projekt bättre som till exempel den traditionella vattenfallsmodellen som passar bra på byggnadsprojekt eller produktutveckling.

När man ska välja en lämplig projektmodell är det därför bra att först identifiera vad för typ av projekt man ska arbeta med, vilka mål projektet ska uppnå och vilka krav kunden har. Baserat på den informationen kan man börja välja en lämplig projektmodell.

Om man har lite erfarenhet av projektmodeller så kan det vara bra att diskutera med någon som har mer erfarenhet eller som exempelvis har certifiering inom olika projektmetoder som PRINCE2. Man kan också välja en projektmodell som är väldigt generell och flexibel och forma modellen efter projektet. På så sätt kan man också lära sig en hel del om modellen och hur den fungerar och det är bättre än att inte ha någon projektmodell alls.

När det är dags att bestämma vilken projektmodell som man ska använda sig utav så börjar man med att jämföra olika projektmodeller och förstå dem bättre. Man vill ha en projektmodell som gynnar både projektet och verksamheten på bästa sätt. Efter att man läst på om varje projektmodell så väljer man ut de man tror skulle passa bäst och jämför dessa. Man dokumenterar allt om modellen som fördelar, nackdelar, hur man går tillväga och hur modellen kan gynna projektet. Det kan bli en väldigt tidskrävande process men det måste göras.

Det kan man ha i åtanke när man ska välja en projektmodell är:
• Vad är verksamhetens strategiska mål?
• Vad är verksamhetens nyckeldrivare?
• Vilka begränsningar finns?
• Vilka är intressenterna?
• Vilka risker finns?
• Hur komplext är projektet?
• Vad är projektets storlek och kostnad?

Efter att man besvarat frågorna kan man matcha svaren med projektmodellerna för att bestämma vilken som passar bäst.
PMI har skapat en globalt erkänd standard som heter OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model). En verksamhet kan använda sig utav standarden för att få stöd med hur man identifierar, mäter och förbättrar de möjligheter en projektledare har i verksamheten. Standarden hjälper till med att förbättra processer och generellt förstärka verksamhetens strategi.

 

Vad är fördelen med att använda projektmodeller?

Projektmodeller är baserade på år av erfarenhet, praxis och kunskap av projektledning. Varje projekt kommer automatiskt att formas utifrån projektets mål, verksamheten och projektledaren som leder projektet. Om man väljer att inte följa en projektmodell så märker man snabbt att det blir ostrukturerat i schemat, projektdeltagare kan tappa fokus och målet för projektet kan bli svårt att uppnå. Med hjälp av en projektmodell blir det bättre fokus på både kundens och verksamhetens krav.

Om man inte följer en projektmodell så kan man stöta på många problem. Det kan exempelvis bli väldigt otydligt vem som har vilken roll i projektet och vem som har ansvar för vad. Personer som har mer ansvar eller påverkan kan komma att ignoreras och andra mindre viktiga roller kan komma att ta stor plats just på grund av att hierarkin och ansvaret är otydligt för alla.

Det kan också vara så att i en verksamhet där det sker många olika projekt samtidigt blir projekten isolerade och tar inte hjälp av varandra. Problem man stöter på och sedan löser eller andra viktiga lärdomar man får går förlorade när alla i verksamheten skulle kunna lära sig något från varandra. Det blir till slut så att man i varje projekt försöker återskapa hjulet när ett annat team redan kan ha lösningen man söker efter.

Att använda sig utav en projektmodell resulterar därför i många fördelar. Man kommer kunna fatta beslut på ett bättre och effektivare sätt, både som projektledare och som projektteam. När rollerna är tydligt definierade och alla vet vilket ansvar de har så blir också beslutsfattningen mer effektiv.

Många projektmodeller fokuserar också på återanvändning av kunskap och detta sparar både tid och resurser. Man brukar ha förbestämda processer för projektinitieringen som används i varje projekt om och om igen och med erfarenheten kan man snabba upp arbetet och bli mer effektiv vilket i sin tur också sparar på resurser.

Om man har valt en modell som passar bra för ens projekt så kommer också projektets omfattning att bli mycket tydligare. Med hjälp av olika modeller får man stöd och verktyg för hur projektets mål ska utformas, hur man effektivt planerar scheman och tidsplaner och hur man ska leda sitt team framåt.

Med hjälp av olika modeller kan man också kontrollera kostnaderna bättre, med hjälp av att man är varsam med resurser och tillgångar. I projekten kan man också snabbt identifiera om det inte går bra eller om det uppstår problem. Man har generellt bättre kontroll över projektet och tydlig insikt i hur det går för projektet medan det pågår. Projektledaren kan känna sig tryggare samt få projektets medlemmar och intressenter att känna sig trygga också.