Dela på facebook
Dela på google
Dela på twitter
Dela på linkedin

Projektledare

En projektledare är den personen som blivit utvald för att vara ansvarig för ett projekt. När ett nytt projekt startas så behövs en projektledare som väljs ut baserat på olika kriterier som erfarenhet, kunskap, och färdigheter. För att bättre förstå vad för roll projektledaren har så kan man börja med att definiera vad ett projekt är och vad det innebär att starta ett projekt.

Ett projekt innebär att en eller flera uppgifter som har ett specifikt mål ska utföras, inom en viss tidsram, oftast med en specifik budget och specifika resurser. Projekt kan variera på många sätt, så som dess storlek, vilka som är inblandade, och vilka mål projektet har. För att uppnå projektets mål och leda projektet framåt så behövs en projektledare som kan föra projektet i rätt riktning.

Projektledare vad är en projektledare roller ansvar

Man brukar utgå ifrån tre principer när man skapar ett projekt: initiering, planering, och kontroll. Ett projekt ska initieras, alltså skapas, av en eller flera intressenter till projektet som har ett mål eller objektiv med projektet. Planering av hur projektet ska gå till sker efter initieringen och bestäms till största del av projektledaren men också resterande projektmedlemmar. Under projektets gång ska det kontrolleras, även det av projektledaren, så att man ser till att projektet går mot sitt mål. Man kan sedan mäta projektets framgång utifrån tre faktorer: tid, kostnad, och kvalité. Dessa tre faktorer styr också hur projektet formas eftersom att beroende på hur mycket tid eller budget man har för projektet påverkas kvalitén på resultatet.

Organisationen väljer en projektledare som de anser är den bästa kandidaten för att vara ansvarig för projektet. Projektledaren får en första beskrivning av projektet, fler projektmedlemmar tillsätts och utifrån det påbörjas arbetet med projektplanen.

Det finns många saker som kan vara bra att veta om projektledning och projektledare. Det kan vara svårt att veta hur man väljer den rätta projektledaren och vad man ska tänka på, vi går igenom allt i den här artikeln. Vi börjar med att gå igenom projektledarens roll, för att sedan gå vidare in på projektledarens uppgifter och hur det går till när projektet väl kommer igång.

 

Vad är Projektledarens roll?

Projektledarens jobb är att leda projektmedlemmarna och projektet framåt. Projektledaren har viktiga uppgifter under hela projektets gång, de kan dock variera från fas till fas. Innan man kan bestämma projektledarens uppgifter så bör man definiera vad en projektledare har för roll i ett företag och för ett projekt.

För många år sedan valdes projektledare utifrån de färdigheter de hade och hur bra de kunde utföra specifika uppgifter som var viktiga för resultatet i projektet. Det misstag som många gjorde var att tillsätta projektledare som bara hade tekniska kunskaper och även om de kunde vara väldigt duktig på sitt jobb och den uppgift de vanligtvis utförde, så kunde de inte leda ett projekt och dess medlemmar framåt. Idag är det inte lika viktigt att projektledaren har specifika färdigheter eller kunskaper utan det viktiga är att projektledaren har en förståelse för uppgifterna som ska utföras. Det är de andra i projektgruppen som kommer att arbeta med uppgifterna medan projektledaren ser till att det sker enligt plan, budget, och den tid man blivit tilldelad.

Det har tagit många år för konceptet projektledning att generellt bli accepterat inom organisationer och företag. På 40-talet och 50-talet fanns inget koncept om projektledare eller projektledning som det finns idag utan andra chefer och ledare inom en organisation utsågs till projektledare under tiden för ett projekt medan de egentligen hade andra arbetsuppgifter. Projekt kunde kastas mellan olika chefer under projektets gång beroende på vilken fas det var i och vilken uppgift som behövde hanteras. När ett projekt misslyckades så var det oftast den senaste chefen som var ansvarig för projekt som fick skulden även om andra chefer hade varit inblandade innan. Det var många projekt som inte uppnådde sina mål på grund av denna metodiken men förutom misslyckade projekt så fanns också en annan stor nackdel med denna metod vilket var att kunden som förväntade sig ett resultat inte hade nära kontakt med projektansvarige.

Att ha nära kontakt med kunden är en viktig del för att lyckas med ett projekt. Eftersom att det är kunden som förväntar sig ett bra resultat så behöver man under projektets gång ha kontinuerlig kommunikation med kunden så att man hela tiden får återkoppling på det man har uppnått hittills eller om problem uppstår. På 40-talet visste inte kunden vem som skulle kontaktas i projektet för att få den senaste informationen om projektets status. Om kunden ville ha en uppdatering så fick han eller hon själv försöka leta upp projektansvarige och efter bara några veckor så kunde den projektansvarige vara en annan person. Informationsflödet gick därför väldigt långsamt och det var också mycket information som gick förlorad eller kunde bli missförstådd på vägen.

Konceptet om projektledning började växa fram under 50- och 60-talet. Under denna tiden var det många projekt som pågick relaterade till krig och vapenutveckling. Det var plötsligt många personer inblandade i projekten och många kände att det behövde bli ordning och mer standardiserat. Det behövdes tydliga riktlinjer på hur information skulle rapporteras och hur man skulle gå tillväga med planering. Behovet av en strukturerad metodologi växte fram och tillät projektledning att ta sin form. Idag vet man att det inte finns ett val utan det är logiskt att använda sig utav metodologin för projektledning. Det finns sedan olika former av projektledning beroende på typ av projekt och organisation.

 

Definiera Projektledarens roll

Projektledaren är den personen som har hand om ett projekt från start till slut. Oftast delas ett projekt in i flera faser och projektledaren är delaktig i alla faser och vägleder sin projektgrupp mot projektets mål och resultat. De faser man brukar dela upp ett projekt i är förstudie, projektplan, genomförande, och avslut.
Innan ett projekt påbörjas eller när en ny projektledare ska anställas så bör man först definiera projektledarens roll. Projektledarens roll definieras delvis baserat på de projekt som projektledaren ska komma att arbeta med men också på miljön i organisationen. Beroende på hur organisationen vanligtvis arbetar, vilka projekt och uppgifter de har hand om, och hur stor organisationen är så kan projektledarens roll variera. I vissa fall behöver projektledaren kunna hantera mer stress och dynamik än vanligt eftersom att miljön i organisationen snabbt kan ändras och i andra fall behöver projektledaren kunna ta hand stora projektgrupper som har fokus på en specifik teknologi. Beroende på liknande faktorer som dessa definierar man projektledarens generella roll i organisationen. Frågor man kan ställa sig när man anställer en ny projektledare är exempelvis:

• Vad ska projektledaren fokusera på?
• Vilka kunskaper bör projektledaren kunna förstå?
• Hur stora projektgrupper kommer projektledaren vara ansvarig för?
• Vilken personlighetstyp hade passat bäst in i vår organisation?

Med frågor som dessa kan man börja definiera en projektledares roll. Istället för att fokusera på en potentiell projektledares CV och färdigheter så kan det vara mer relevant att se vilken typ av personlighet personen har. Om man har arbetat med en viss uppgift eller på ett specifikt företag en längre tid så borde man ha en tydlig bild av vilken personlighetstyp som passar in på ens eget företag och det typ av projekt man planerar. Den som väljer projektledare bör därför ha god kunskap om organisationen som han eller hon arbetar på så att en projektledare som passar in kan väljas ut. Vi går in på personlighetstyper lite senare i artikeln och nu fortsätter vi med att definiera projektledarens roll genom att gå in på projektledarens huvuduppgifter.

 

Projektledarens uppgifter

Projektledaren är den som har hand om hela projektet och har därför många viktiga uppgifter att fullfölja under projektets gång. Några av projektledarens uppgifter innefattar att:

• Vara kontaktperson för alla inblandade i projektet
• Ha hand om planeringen av projektet från början till slut
• Skapa och följa projektets budget
• Dela ut arbetsuppgifter till alla projektmedlemmar
• Guida, ge råd, och förslag till projektgruppen
• Föra dokumentation under projektets gång
• Se till att projektets schema följs enligt plan
• Lösa problem som uppstår

 

Kontaktperson för alla i projektet

En av projektledarens uppgifter är att vara den främsta kontaktpersonen för alla som är inblandade i projektet så som projektgruppen, intressenterna, och kunden. Det har nämnts tidigare och det nämns igen eftersom att detta är en av de viktigaste uppgifterna som projektledaren har. Projektledaren sköter kommunikationen mellan olika parter och är också den första som kontaktas om problem uppstår. Eftersom att projektledaren är den som har koll på allt i projektet så är det också logiskt att det är projektledaren som kontaktas om man har frågor, funderingar, eller stött på problem.

Projektledarens uppgift är att se till att kommunikationen flyter på under projektets gång mellan alla inblandade parter. Projektledaren bör också ha god kunskap om hur det är bäst att kommunicera med de olika personerna som är inblandade. Det finns mycket mer vetenskap och teorier bakom kommunikation som går att läsa om och det är därför bra att alltid utveckla sin kommunikationsförmåga. Att ha en bra kommunikationsförmåga är en viktig egenskap hos projektledaren. Att kunna anpassa hur man kommunicerar med olika personer och hur man hanterar olika typer av information kan vara kritiskt under projektets gång så att det inte sker missförstånd eller förseningar. Man vill också att kommunikationen ska gå smidigt till så att man inte behöver lägga extra tid på att se till att information kommer fram på rätt sätt.

 

Skapa planer och planera

Projektledaren skapar också projektplanen och schemat för projektet som sedan ska följas under hela projektets gång. Projektplanen skapas i början av projektet tillsammans med andra i projektgruppen och innehåller all information om projektet. Man sammanställer de mål och objektiv som ska uppnås med projektet, de krav kunden har, och vilka uppgifter som ska utföras under projektets gång. Man går också igenom projektets budget, resurser, och tidsram.

Projektplanen är en detaljerad sammanställning av projektet som kan innehålla tio- eller hundratals dokument beroende på projektets storlek. Projektplanen ska godkännas av projektets alla intressenter innan projektet går vidare till nästa fas och det är därför viktigt att allt i projektplanen är tydligt och väldefinierat.

 

Projektets budget

Projektledaren skapar i början av projektet en budget tillsammans med andra viktiga intressenter i projektet, oftast de som har kontroll över resurserna. Under projektets gång så följer projektledaren budgeten och ser till så att rätt resurser delas ut till rätt aktiviteter och processer. Projektledaren behöver därför också ha kunskap om hur man skapar och analyserar budgetrapporter som skapas under projektets gång. På så sätt kan projektledaren snabbt räkna ut om projektet går över eller under budget. Om projektet börjar gå över budget så behöver man identifiera vilka processer som har krävt mer budget än det tidigare var beräknat och hur man kan åtgärda problemet så att man inte står utan resurser innan projektet är avslutat. I projektplanen bör det också vara tydligt vem det är som har hand om resurserna och som har auktoritet att allokera mer resurser till projektet.

 

Dela ut uppgifter till projektgruppen

Innan och under projektets gång så ska projektledaren dela ut de arbetsuppgifter som alla inom projektgruppen ska utföra. Projektledaren ska ha bra koll på vilka uppgifter som alla i projektgruppen har så att han eller hon kan följa deras utveckling under projektets gång. Projektledaren bör ha en förståelse för varje projektdeltagers uppgift så att han eller hon under projektets gång kan ge bra återkoppling när projektdeltagare behöver hjälp.

Under projektets gång så behöver också projektledaren ha bra koll på vad de olika projektdeltagarna arbetar med och om problem uppstår så ska man snabbt kunna flytta över resurser till andra. Projektledaren följer projektplanen där alla aktiviteter och processer är tydligt definierade men det kan ske förändringar i verkligheten när projektet påbörjas. Projektdeltagare kan bli sjuka, ha konflikter med varandra, eller så kan det vara problem inom verksamheten som påverkar projektets processer. Projektledaren håller noga koll på detta under projektets gång och är den som har auktoritet för att göra förändringar om det krävs.

 

Vägleda projektgruppen

Projektledaren kommer märka att projektgruppen behöver vägledning för att projektet ska kunna ta sig framåt. Därför är det viktigt att projektledaren har egenskaper som bra kommunikationsförmåga, kunna förhandla, och motivera. Projektledaren kommer dagligen stöta på problem och se att någon i projektgruppen är i behov av mer hjälp eller support med sin arbetsuppgift. Projektmedlemmar kan fastna och inte veta hur de ska fortsätta med sin uppgift och det är viktigt att projektledaren snabbt kan identifiera problemet och ge effektiva lösningar.

Projektplanen är också det dokument som används för att vägleda projektgruppen. Projektplanen är tillgänglig för alla projektdeltagare så att de vet var i projektet man befinner sig, vilka aktiviteter som ska uppnås för vilka faser, och vilket resultat som förväntas efter varje fas. Därför behövs också projektplanen uppdateras om förändringar i projektet sker vilket projektledaren ska ha bra koll på.

 

Dokumentation under projektets gång

Alla projekt genererar automatiskt många dokument. Det finns planer, scheman, och listor. Mål ska förtydligas, krav ska definieras, och objektiv ska förklaras. Det mesta sker på papper men idag också digitalt. Dokumentation är en viktig del av ett projekt och hjälper både att guida projektgruppen framåt men också ge värdefulla data efter att projektet avslutats. Utifrån dokumentationen kan man efteråt analysera vad som gick bra och vad som kunde ha gått bättre. Projektledarens uppgift är att under projektets gång dokumentera och konstant uppdatera projektplanen beroende på hur projektet utvecklas. Om man stöter på problem så ska det antecknas och hur man löste problemet ska också noteras.

 

Följa projektets tidsplan

Det är projektledarens uppgift att se till att projektets tidsplan följs under projektets gång. Detta gör projektledaren genom att följa planen som skapats när projektet påbörjades där olika milstolpar är markerade för varje fas i projektet. Projektledaren kan då tydligt se vad som förväntas av varje fas och vad som borde vara färdigt. Projektledaren ska också snabbt kunna identifiera om man ligger efter i projektet och då se hur man kan lösa det, exempelvis genom att ta in extra resurser.

 

Problemlösning

En viktig uppgift som redan nämnts flertalet gånger handlar om problemlösning. Projektledaren ska snabbt kunna identifiera problem när de uppstår så att de kan åtgärdas så fort som möjligt. Problemlösning är också starkt korrelerat med planering eftersom att om projektledaren tillsammans med projektgruppen från början skapat en tydlig och ingående projektplan så finns det också riskplaner som innehåller lösningar på de risker man identifierat. Det blir därför lättare att identifiera problem om man tidigare försökt identifiera risker med projektet. Man kan också stöta på problem som man inte förväntat sig, det kan exempelvis vara något externt från omgivningen som man inte har någon kontroll över. I dessa situationer behövs en ännu bättre reaktionsförmåga och projektledaren ska snabbt kunna fatta beslut om hur problemet ska hanteras.

 

Hur väljer man Projektledare?

När man ska hitta en passande projektledare till ett nytt projekt så finns det många saker man ska ha i åtanke. I många fall tänker man direkt att projektledaren är en person som är specialist på det huvudområde som projektet ska handla om. Detta är inte helt fel utan projektledaren bör definitivt ha tidigare erfarenhet och kunskap om det området som projektet ska ha fokus på. Detta är så att projektledaren lättare kan se till så att alla projektmedlemmar gör rätt under projektets gång och kan guida projektet i rätt riktning.

Det som dock är en viktig faktor som man ska ha i åtanke när man väljer projektledare är att välja en person som är just det, en ledare. Utöver personens erfarenhet, kunskap, och kompetens, så behöver personen också ha färdigheter inom kommunikation, ledarskap, och planering. Projektledaren ska leda projektet framåt och för detta så behövs färdigheter som dessa.

För att välja rätt projektledare för ett projekt så är nyckeln att ha en tydlig definition av vad en projektledare är, vad projektledarens uppgifter är, och vilken kunskap projektledaren bör ha. Vilken projektledare man väljer beror också på vilket typ av projekt det handlar om.

Det finns flera egenskaper man söker efter i en projektledare. Dessa egenskaper kan man i stora drag definiera utifrån dessa tre kategorier:
• Integrerare
• Kommunikatör
• Ledare

 

Integrerare

Att en projektledare är en integrerare har till största del att göra med projektplanen. Projektledaren ska i första hand skapa projektplanen, som är beskrivningen på hela projektet och hur det ska utföras, och sedan se till att det som beskrivits i projektplanen integreras i verkligheten. Projektledaren ska se till att det som står nämnt i projektplan följs och utförs enligt plan under projektets gång. Det är viktigt projektledaren har erfarenhet eller kunskap om hur en effektiv projektplan skapas. Vi diskuterar projektplanen i mer detalj senare i artikeln.

 

Kommunikatör

En projektledare måste ha en god kommunikationsförmåga. Det finns många som inte tänker på detta när de väljer projektledare, fokus är oftast på personens tekniska kunskaper och färdigheter, men detta är inte att rekommendera eftersom att kommunikationen är den viktigaste aspekten för ett projekt. Det som projektledaren gör mest under projektets gång är just detta, att kommunicera. Projektledaren ska kunna ge relevant information, i rätt tid, till rätt personer. Det är projektledarens uppgift att se till att alla i projektgruppen har den information de behöver för att kunna utföra sina uppgifter. Projektledaren ska också under hela projektets gång ha en öppen kommunikation med alla intressenter i projektet så att de vet hur det går med projektets objektiv, risker som identifierats, och problem som uppstått.

Kommunikation under projektets gång sker på olika sätt beroende på vem som behöver informationen och vilken relation man har till personen. Mycket information delas till många i projektgruppen när projektledaren bestämmer sig för att ha ett möte. Då diskuteras ofta viktigare saker som problem, risker, och resurser. Kommunikation om mindre viktiga saker kan tas via mail eller telefon och information som inte behövs kommuniceras till projektmedlemmar direkt kan istället dokumenteras. Projektmedlemmarna kan då ta del av informationen vid ett senare tillfälle.

 

Ledare

En projektledare är inte bara en person som har hand om projektet utan personen är också ledaren, den som leder projektet framåt. Utan en projektledare så kan ett projekt stå stilla och projektmedlemmar kan vara förvirrade om var i projektet de befinner sig, vad som ska uppnås, eller hur de ska gå tillväga på bästa sätt. Projektledarens uppgift är att styra projektet mot sitt mål på det mest effektiva sättet genom att koordinera projektgruppen och motivera dem under projektets gång.
Alla som deltar i projektet ska ha en tydlig bild av vad målet för projektet är och det är projektledarens uppgift att se till att de har all relevant information de behöver för att utföra sina uppgifter. Projektledaren ser även till så att projektmedlemmarna vet vad de ska göra både kortsiktigt och långsiktigt genom att koppla aktiviteter och uppgifter med mål. Projektet har ett större mål som ska uppnås vid slutet men under projektets gång så finns det delmål och milstolpar för varje fas.

Projektledaren ser därför till att projektmedlemmarna har rätt fokus för att uppnå både delmålen och det slutliga målet.

 

När projektet kommit igång

I början av ett projekt så ska projektledaren se till att allt som behövs för att projektet ska komma igång integreras på ett lyckat sätt. Projektledaren börjar därför med att sätta ihop en projektplan. En projektplan innehåller all information och alla dokument som är till för att leda projektet framåt. Alla scheman, uppgifter, och mål finns i projektplanen och efter att dokumentet har sammanställts så fungerar det som en guide för projektet.

 

Vad är en projektplan?

Man får ofta höra att projektledarens enda uppgift är att skapa en projektplan, som är den plan som ska följas under hela projektet, innan projektet startar. Många tänker att projektledaren inte har några andra uppgifter när projektet väl har kommit igång vilket inte stämmer. Som tidigare beskrivits så har projektledaren många viktiga uppgifter som ska fullföljas under projektets gång och huvudsakligen se till att projektet går framåt. Om vi går tillbaka till projektets början och den plan som skapas, den så kallade projektplanen, så kan man få en bättre förståelse för vad projektledarens och resterande projektdeltagares uppgift är.

En projektplan är en samling dokument som skapas i början av projektet där all information som är relevant för projektet samlas. Man definierar mål och objektiv, går igenom kundens krav, och bestämmer budget. Alla projektets deltagare och intressenter presenteras samt vilken roll de har i projektet. Projektplanen innehåller scheman och hur man ska följa projektet under tiden som det pågår, hur man identifierar problem, och exempel på lösningar för eventuella risker.

I projektplanen definieras också projektets faser och milstolpar tydligt vilket gör att det är ett väldigt användbart dokument även senare i projektet. Man kan följa projektet med hjälp av projektplanen och se var i projektet man befinner sig. Då kan man också snabbt identifiera om man går enligt plan eller om det finns risk för förseningar. För att skapa en bra projektplan så behöver projektledaren ha goda kunskaper för hur saker och ting ska integreras. Eftersom att informationen i projektplanen är samlad information från många olika håll och personer, så måste den ändå vara tydlig nog så att andra vet hur de ska gå tillväga för att implementera och använda sig utav informationen.

Innan ett projekt fortsätter in i nästa fas så ska projektplanen godkännas av alla inblandade i projektet. Efter att den blivit godkänd så kan man påbörja projektet på riktigt och märker man att vissa saker inte sker enligt plan eller att man behöver göra förändringar så uppdaterar man det direkt i projektplanen. Efter att projektet avslutas så är projektplanen ett av de dokumenten som används för att analysera projektets resultat och hur det gick.

 

Projektledarens personlighetsdrag

Något som har en stor påverkan på en projektledares förmåga att leda ett projekt på ett effektivt och lyckat sätt har med projektledarens personlighetsdrag att göra. Alla människor är olika och arbetar på olika sätt och kommunicerar på olika sätt. En projektledare som exempelvis är empatisk och har bra förstående för andra personers beteende kan på ett lyckat sätt föra ett projekt framåt men det finns också andra egenskaper som kan leda till ett lyckat projekt. Man brukar kunna dela upp projektledare i två kategorier utifrån deras karaktärsdrag.

En projektledare är en person som:
• Föredrar att arbeta i grupp
• Tar det ansvar man fått tilldelat
• Är engagerad och samarbetsvillig
• Söker att uppnå mål
• Är villig att ta risker
• Försöker uppnå det som är möjligt
• Tänker kortsiktigt
• Kan hantera människor
• Vill uppnå materiellt värde

Man jämför med en person som inte är projektledare utan projektmästare. En projektmästare är istället en person som:
• Föredrar att arbeta ensam
• Är engagerad i teknik
• Är engagerad i sitt yrke
• Söker att överträffa mål
• Inte är villig att ta risker
• Söker perfektion
• Tänker långsiktigt
• Kan hantera saker
• Vill uppnå intellektuellt värde

I många fall märker man att en projektmästare är mer fokuserad på den tekniska delen av projektet istället för den mänskliga delen som handlar om att styra projektgruppen, kommunicera med projektdeltagarna, och identifiera risker eller problem. Både projektledare och projektmästare kan uppnå ett lyckat resultat i sina projekt men det kan vara bättre att tilldela en person som har de karaktärsdragen av en projektmästare till en projektingenjör istället. På så sätt kan den personen fokusera på den tekniska aspekten och en projektledare kan leda projektgruppen och styra andra saker som kommunikationen och planeringen.

 

Andra viktiga roller inom projektet

Det är många som tänker att en projektledare har hand om allt och har all auktoritet i ett projekt. Att det är projektledaren som fattar alla beslut och har makt att exempelvis själv kunna anställa personer till projektet eller sparka någon som han eller hon anser inte gör ett bra jobb. Oftast är det lång ifrån sanningen och det kan finnas många andra inblandade i projektet som har auktoritet som exempelvis intressenterna och resursledare.

Projektledaren kan därför ofta behöva förhandla med andra ledare inom organisationen när det uppstår problem eller mer resurser behövs. Projektledare behöver också ibland se projektet utifrån organisationens perspektiv och de beslut som fattas för projektet ska också gynna organisationen i sin helhet. Att ett projekt blir lyckat kan därför till stor del bero på hur bra relation projektledaren har med andra viktiga intressenter för projektet.

 

Utbildning och erfarenhet

Att välja en passande projektledare till ett projekt är inte en lätt uppgift. Anställda kan vara väldigt duktiga på sina uppgifter och få fram det resultat som en kund önskar sig, men det är en annan sak att ha hand om ett projekt som ska få fram kundens resultat. Att bli en projektledare är inte något som sker över en dag, även om det också kan hända i vissa fall. Här är en checklista på egenskaper en person som vill vara projektledare bör känna igen sig i:

• Jag gillar att lösa problem
• Jag föredrar att arbeta i grupp
• Jag tycker att kommunikation är viktigt
• Jag har bra förståelse för vissa tekniker och metoder
• Jag har inga problem med att förhandla
• Jag mår bra av att ha en tydlig plan

I vissa fall är det en kompetent anställd som tidigare visat bra resultat som blir utvald till projektledare. Man har inte tänkt helt fel om man väljer en anställd som gör bra ifrån sig men som vi redan diskuterat i den här artikeln så är fokus på resultat inte det enda som gör att ett projekt kan gå framåt. Det är hela processen med att leta projektgruppen till resultatet som gör skillnad i hur effektivt man uppnår resultatet.

Många personer som vill bli projektledare kan tycka att det är svårt att hitta rätt väg till positionen och det finns ingen direkt väg för hur man blir en projektledare. Det som i flesta fall leder till att man blir projektledare är just att man gjort bra ifrån sig och också visat att man kan ta hand om det ansvar som ett projekt innebär. Om man vill bli projektledare så är det bara att börja leta där man befinner sig just nu. I många företag finns det problem och projekt syftar oftast till att lösa problem. Om man har arbetat på samma företag ett längre tag så har man bra insikt i företagets processer och kan också identifiera problem som kan behöva lösas.

Att börja med mindre uppgifter och projekt är en god start för den kommande projektledaren. Projektledaren får ett litet ansvar över att lösa ett problem och kan på så sätt lära sig i sin egen takt hur projektledning går till. Efter att personen tagit hand om flera mindre projekt kan han eller hon vara redo för att ta sig an ett större projekt och på så sätt växer vägen till att vara en framgångsrik projektledare fram.

 

Projektmisslyckanden

En projektledare har ett stort ansvar och det finns alltid en rädsla för misslyckande. Ett projekt kan innebära en stor investering och risk för verksamheten och man vill inte leverera ett dåligt resultat till kunden. Hur kommer det sig att många projekt misslyckas? Vad är det som går snett i projektet? Att projekt misslyckas med att leverera ett tillräckligt bra resultat händer ofta och det kan bero på flera faktorer.

När ett projekt ska initieras och projektplanen skapas så ägnar man en hel del tid åt att göra en riskplan. Man försöker blicka in i framtiden och identifiera de risker man skulle kunna stöta på och hur man i så fall skulle hantera dem. Eftersom att vi inte kan se framtiden så blir heller inte en riskanalys perfekt eftersom att riskerna som identifieras i planen är endast de risker vi har kunskap och erfarenhet nog att identifiera. Det finns många fler risker som man missar och som kan utgöra problem för projektet när det väl kommer igång.

 

Riskanalys

En av orsakerna till att projekt misslyckas är just att man missat att identifiera en risk. Man kan också ha identifierat en risk men inte lagt stor vikt på vad risken innebär för projektet och hur man skulle hantera risken om den uppstår. När risken väl blir verklighet så har man inte tillräckligt med resurser eller tillgångar för att göra något åt den och problem uppstår för projektet. I vissa fall går det att rädda projektet genom att offra något annat som exempelvis kvalitén på resultatet eller att det blir en stor försening och i andra fall behövs projektet läggas ner.

Riskanalys är därför en otroligt viktig del av projektet och det är inget man ska ta lätt på. I början av ett projekt så ska en hel del tid läggas ner på just riskanalysen. Projektledaren eller andra intressenter i projektet kan ha en felaktig bild av hur resultatet av projektet av uppnås och på så sätt identifieras också fel risker. Därför är förväntningar en annan faktor som kan påverka ett projekt negativt.

 

Förväntningar och förhoppningar

I ett projekt så kan det finnas intressenter som på ett felaktigt sätt definierar objektiv, mål, och krav för projektet. Det kan exempelvis vara kunden som har en otydlig definition av vad som förväntas av projektet och projektledaren gör sitt bästa för att tolka kundens beskrivning utan att lyckas. Kunden kan också tro att det som beskrivs verkligen är det som behövs men när resultatet väl är färdigt så var det inte vad kunden förväntade sig. Kommunikationen är därför igen viktig för att på rätt sätt förstå vad kraven och målet med projektet faktiskt är.

Verksamheten kan också ha en påverkan på projektet och ha sina förväntningar eller rättare sagt förhoppningar om att projektet ska gå bra till. Verksamheten kan förvänta sig ett bra resultat så att kunden bli nöjd men samtidigt dra åt på tillgångar och resurser så att projektet blir pressat. Projektledaren kommer då uppleva att resurserna inte räcker till eller att man inte kan hinna bli färdig med projektet i tid.

Det är därför också projektledarens uppgift att i början se till att all information som samlas in till projektplanen är korrekt och har analyserats tillräckligt. Om något i början är otydligt så ska det redas ut direkt så att inte planer, scheman, och processer planeras utifrån felaktig information. När man gör beräkningar för hur lång tid och hur mycket resurser som kommer behövas så är det bättre att ta hjälp av någon med erfarenhet om man som projektledare själv är osäker. Desto fler inblandade som bidrar med sin erfarenhet och kunskap, desto bättre. På så sätt skapas en tydlig och korrekt projektplan redan från början som projektet kan bygga vidare på efter start.