Projekteringsprocessen

När man ska uppföra en ny byggnad är vägen dit ofta både lång och invecklad samt bestående av flera olika delmoment. Delmomenten innefattar allt från utformning, detaljplanering, produktion och förvaltning.

En del av byggnadsprocessen handlar om projektering. Genom att ha vissa riktlinjer för projekteringsprocessen blir det lättare att följa upp arbetet och säkerställa dess kvalitet.

Projektering lär dig förstå projekteringsprocessen

Vad är projektering och vad innebär projekteringsprocessen?

Projektering handlar om att verkställa bland annat byggnader och lokaler för verksamheter av olika slag. Efter att lokalbehovet har identifierats är nästa steg i processen att se till så att lokalen kan skapas på det önskvärda sättet. Till detta hör bland annat att skapa underlag för arbetet, ta reda på relevant information kring byggandet, skapa en skiss över lokalerna och ta reda på vad som krävs för att byggnaden ska passa in i omgivningen.

Projekteringen syftar både till att ge fastighetsägaren och kunderna information kring det arbete som ska ske, vilket blir till ett underlag som aktörerna fattar beslut ifrån gällande bland annat projektutformningen och -genomförandet. Underlaget används även vid kontakt med myndigheter, som de kan använda sig av vid prövning bland annat.

Projekteringsprocessen är ett av stegen som sker inom byggprocessen. Innan projekteringsprocessen påbörjas sker oftast en försäljning där exempelvis en byggnad säljs in som idé till en intressent eller annan aktör. Detta görs genom en ökad precisering av projektet och det som ska utföras. Ju längre planeringen har kommit, desto mer fixerad blir den också – vilket både innebär att projektet lättare kan utföras genom att följa projektplanen, men också att det blir svårare att få igenom exempelvis förändringar.

Under projekteringsprocessen fattas flera beslut av olika slag, vilka både kan beröra specifika operativa moment, men även projektet som helhet. Flera beslut fattas redan i det initiala skedet under projekteringsprocessen i samband med att det görs en utredning av arbetet som ska utföras. De beslut som fattas då kan bland annat handla om byggnadens utformning, storlek, dess tekniska standard och liknande. Besluten som fattas används sedan som underlag för att formulera projektmål.

Det är även i projekteringsprocessen som eventuella risker ska identifieras och analyseras. Riskerna kan röra flera olika områden, såsom säkerhet, hälsa, kundens verksamhet, förvaltningen av byggnaden, uppförande och rivning av byggnaden etc.

Projekteringen pågår fram tills att dess systemskede har nått sitt slut, vilket ofta hör samman med att arbetet är slutfört. För att projekteringen ska kunna avslutas enligt planen är det viktigt att alla beslut under projekteringsprocessen fattas både i rätt ordning och vid rätt tid, då det kommer påverka projektering och arbetsprocesserna. Om några beslut inte fattats vid rätt tidpunkt kan det bland annat leda till att projektet inte kan avslutas enligt planen, och det kan även tillkomma ytterligare omkostnader.

 

Hur går projekteringsprocessen till?

Projekteringsprocessen består av två huvudsakliga skeden: det initiala skedet och projekteringsskedet. Under det initiala skedet kommer det genomföras en behovsutredning och programarbete samt skapas systemhandlingar, gestaltningar och huvudhandlingar. Därefter kommer man in i projekteringsskedet bestående av bygghandlingar, bygglovsprocessen och förfrågningsunderlag.

 

Det initiala programskedet:

Behovsutredning

Byggprojekt påbörjas vanligtvis efter en kunds önskemål. Det kan bland annat bero på att det uppstått behov av förändringar av olika slag. Behovsutredningen innebär att kundens önskemål identifieras och analyseras, för att därefter användas till att skapa ett projektprogram för detta. Detta görs bland annat för att se så att alla parter är överens om vad projektet ska bestå i, och kan formulera vilka generella målsättningar som finns med projektet. Genom att fastslå detta blir det också lättare för personerna som ska genomföra projektet att både veta vad som ska bli gjort och kan skapa en plan för hur detta ska ske.

Vilka målsättningar som finns med byggen kan skilja sig åt. I vissa fall, bland annat när det är institutioner eller företag som är kunder, kan de vilja att byggnaden ska fungera för att stärka deras varumärke. I andra fall, exempelvis när det är bostäder som ska byggas, kan det handla om estetiska och arkitektoniska målsättningar, såsom att byggnaden ska ha en viss stil eller passa in i en viss miljö.

Att kunden och den utförande parten är överens om saker som målsättning, utformning och funktionssätt är ofta en väldigt grundläggande del i basutredningen, och att det finns en samsyn mellan de olika parterna kan i många fall vara avgörande för hur framgångsrikt målet kan nås.

 

Programarbete

Till programarbetet hör bland annat att göra verksamhetsbeskrivningar, ta reda på vilka lokalbehov som finns och andra krav som kommer ha inverkan på hur arbetet kommer utföras. Det är vanligtvis kunden som står för omkostnaderna som är gällande för detta, men i vissa fall kan en tredje aktör anlitas för att ansvara över detta. Det är även i det här skedet som saker som finansiella förutsättningar, verksamhetsutveckling, standarder och förväntningar diskuteras och kommer överens om.

 

Lokalbehov

Lokalbehov är ofta en del av lokalprogrammet som kunden ska tillhandahålla, och är vanligtvis utförd som en förteckning där krav och den önskade sammansättningen mellan de olika rummen i lokalen framgår. Det kan till exempel handla om att man vill att ett rum med en specifik funktion, ska vara i anslutning till – eller frånskilt från – ett annat rum eller utrymme med en annan funktion. Om det inte finns några specifika önskemål kring sammansättningen av rum brukar detta kunna lämnas till arkitekterna att besluta om. Om det rör sig om mer komplexa fastigheter rekommenderas det alltid att man anlitar en specialkonsult för ändamålet.

Vilka rum som ska finnas i en fastighet baseras på vilken verksamhet som kommer bedrivas där, och vilken area det finns att röra sig med. För de flesta utrymmen i offentliga miljöer finns det speciella standardmått som anger vilken area utrymmena i fråga bör vara.

Utifrån arean och rumssammansättningen kan det sedan ges kostnadsförslag på vad arbetet kan komma att kosta.

 

Verksamhetsbeskrivning

En verksamhetsbeskrivning är viktig av flera olika skäl. Vanligtvis är det en förtydligande beskrivning av bestämmelser och överenskommelser som har gjorts muntligt, men det kan dessutom fungera som ett dokument som kan hänvisas till vid beslutsfattande som rör arbetet. Detta bidrar ofta med ökad stabilitet till projektet som sådant, samtidigt som det kan göra så att kvaliteten i sig blir lättare att efterleva. Ju tydligare verksamhetsbeskrivningen är, desto lättare kommer det också bli att utgå ifrån den.

Det är vanligt att verksamhetsbeskrivningen innefattar både en presentation av idén som är bärande för projektet, samt dess ändamål. Den bör också innefatta kvantitativ information, såsom hur många anställda det är som kommer genomföra arbetet, vad arbetet ska bestå i, hur det kommer genomföras samt vilka framtidsutsikter som bedöms finnas.

Verksamhetsbeskrivningen skapas ofta av kunden själv, och ska vara enkelt sammanfattad och gå lätt att följa för projektledaren och andra som kommer jobba med projektet.

 

Funktionskrav

Efter att verksamhetsbeskrivningen har skapats brukar denna vanligtvis kunna omformuleras till de funktionskrav som finns. Funktionskravspecifikationen, tillsammans med de andra dokumenten, utgör tillsammans en bra grund när det är dags att börja skissa upp arbetet. Skissen är ofta en förenkling av hur den slutgiltiga konstruktionen kommer vara, men fungerar generellt bra för att få en uppfattning om vad som ska göras och hur saker kommer se ut. Funktionskraven handlar främst om vilka olika installationer som ska göras, vilket kan vara både hur rummen kommer vara placerade i förhållande till varandra, men kan också vara mer detaljerad information som kan vara avgörande för hur människor med olika funktionsvariationen kommer kunna röra sig i byggnaden, såsom dörröppningars bredd, trösklars höjd och hur eventuella trappor kommer vara utformade.

 

Gestaltningar

När en ny byggnad ska till att uppföras kan det finnas flera utformningskrav att ta hänsyn till, både internt och externt. Det är vanligt att man inför utformningsplaneringen genomför flera parallella uppdrag för detta, såsom uppstyrning av arkitekttävlingar eller arkitektuppdrag. Genom att arbeta på detta sättet får man ta del av flera olika idéer som fokuserar på lite olika saker och samtliga är avsedda för det specifika ändamålet. Denna metod går att tillämpa oavsett om det rör sig om en nybyggnation eller en tillbyggnad på befintlig byggnad. Genom detta tillvägagångssätt kan kunden få en tydligare uppfattning om de olika valmöjligheter som finns och vad dessa skulle komma att innebära. Utformningen handlar om både gestaltning och funktion, och har alltid sin utgångspunkt i de lokalbehov som finns.

Förslagen och alternativen som kommer in kan sedan bedömas av en special grupp som jobbar med denna del av projektet. Det går både att ha öppna och stängda möten och diskussioner för detta. Det vanligaste, oavsett form, är att bedömningsgruppen får göra skriftliga bedömningar av samtliga gestaltningar och ritningar som har kommit in, innan det slutliga beskedet fattas gällande vilket förslag man vill använda sig av. I vissa fall kan det vara svårt att välja enbart ett förslag, och ibland kan det finnas utrymme för att kombinera olika delar av de olika förslagen som har lämnats in. För att kunna göra detta krävs det dock upphovsrättspersonens godkännande.

Det är inget ovanligt att gestaltningarna kan komma att förändras allteftersom, bland annat beroende på att alla kravspecifikationer inte är fullständiga i det inledande skedet, vilket också innebär att gestaltningarna måste vara formbara efter att dessa eventuellt förändras.

 

Byggnadsprogram

Till byggnadsprogrammet hör både att skapa en programskiss, kravspecifikationer samt en konsekvensanalys. Det är vanligt att dessa olika delar sker i interaktion med varandra, där de både påverkar och bygger på samtliga av dessa delar. Det kan till exempel handla om att de tekniska lösningarna tas fram baserat på de kravspecifikationer som finns, som i sin tur grundar sig i lokalbehoven och verksamheten som kommer bedrivas där. De tekniska lösningarna behöver i sin tur ta hänsyn till de rumsliga förutsättningarna som finns att tillgå, etc.

 

Huvudhandlingar

I det initiala skedet handlar huvudhandlingarna framför allt om att samla in relevant information kring olika delar av projektet. Det kan bland annat vara att definiera lokalbehovet och att skapa grunden för de relationer som kommer vara av betydelse under projektets gång. Det är ofta väldigt svårt att teckna formella avtal i det här skedet, men i vissa fall finns möjligheten att göra det och då rekommenderas det också att det görs. Det kan till exempel handla om avtal gällande byggnadsprogrammet och arbetet kring detta. I avtalet kan partnerna komma överens om saker som byggandets omfattning, projektmålen, vem som är ansvarig över vilka delar inom projektet, vilka kostnader som kommer finnas och hur dessa är fördelade.

 

Projekteringsskedet

 

Systemskede

Den första delen av projekteringsskedet är systemskedet, där bland annat arbetsmiljö- och miljöplanen utformas. I det här steget brukar både arkitekter, projektörer och andra parter som kommer vara involverade att medverka. Personerna som ska vara delaktiga i detta har utsetts redan i det initiala skedet, eller åtminstone innan systemskedet inleds.

Det är även i det här steget som tekniska lösningar och systemutformningar för exempelvis installationer fastställs. Detta gäller både för planlösningen, tekniska system och dimensioneringsprinciper som ska gälla för bygget. Mer precist studeras detta i detaljprojekteringssteget.

Tidigare fastslagna risker med projektet kommer här att kompletteras med potentiella risker som kan finnas i anslutning till uppförandet av bygget, dess drift och kommande verksamhet som kommer att bedrivas där. Riskerna som upptäcks ska alltid elimineras och reduceras i största möjliga utsträckning, och det är alltid bättre ju tidigare detta upptäcks och åtgärdas.

Risker kan bland annat handla om byggnadens mått och hur installation av olika delar kommer ske i trånga sektioner där utrymmet är begränsat. Då ett mått alltid kommer påverka ett annat – och då det finns en en viss area att förhålla sig till – är det viktigt att lyckas fixa ett system som fungerar för både byggnaden i sig och för allt som behöver rymmas, och installeras, i den.

I kombination med att det finns en budget att förhålla sig till blir det även nödvändigt att hitta tekniska lösningar och installationssätt som fungerar med de ekonomiska medel som finns tillgängliga för användning. Ofta finns det flera olika lösningar som kan tillämpas, och projektgruppen behöver då ta ställning till vilken lösning som lämpar sig bäst i det specifika sammanhanget.

 

Systemhandlingar

Systemhandlingarna handlar framför allt om att kolla upp vilka möjligheter och begränsningar som finns med olika alternativ som kan tillämpas. Det är även viktigt att dessa alternativ beskrivs och motiveras för att få en så gedigen uppfattning av dem som möjligt. Systemhandlingarna skapas ofta samtidigt som, eller efter, systemskedet gåtts igenom, då dessa delar hör samman och fokuserar på samma beståndsdelar av projektet och hur detta ska utföras.

Utöver möjligheter och begränsningar kan det även göras kostnadskalkyler för det arbetet som kommer göras. Det kan både handla om vad kostnaden för olika system kommer bli i sig, men även saker som att beräkna vad driftkostnaden kommer bli.

När ett systemval har gjorts ska även detta motiveras, vilket bland annat kan ske genom att göra jämförelser med de andra systemalternativen som fanns samt med en beskrivning av de fördelar som ansågs särskilt fördelaktiga med det systemet som slutligen valdes.

 

Detaljprojektering

Detaljprojekteringen är den process som påbörjas efter att systemskedet och systemhandlingarna är färdiga. Det här steget anses i många fall vara den mest omfattande delen i projekteringsprocessen, då det handlar om att studera alla detaljer, göra slutliga ritningar och beskrivningar av arbetet som ska göras. Samtliga av dessa delar ska vara omfattande och de tekniska lösningarna ska vara väl koordinerade. Tillsammans kommer alla dokument som skapas under detaljprojekteringen att utgöra bygghandlingarna för projektet.

 

Bygghandlingar

Bygghandlingar är samtliga dokument som skapas under detaljprojekteringen. Hit hör både ritningar, men också kompletterande information och krav. Kraven som finns ska alltid stå i relation till de tekniska lösningar som kan tillämpas. I vissa fall, främst vid ombyggnation, kan det vara nödvändigt att de tekniska lösningarna får göra avkall på de krav som finns då det är det enda alternativet, men då ska det också finnas en tydlig motivering till varför detta skett och varför det inte gick att göra på ett annat sätt.

Kraven som finns kan summeras i tre övergripande kategorier: Krav från myndigheter, krav som är verksamhetsspecifika och krav som är byggnadsspecifika:

Myndighetskrav handlar om krav som ställs samhälleligt i avseenden som funktionskrav och som finns formulerade i både lagar, förordningar och föreskrifter. Det är projektörernas uppgift att se till så att dessa krav uppfylls och att aktuella standarder hålls.

Krav som är verksamhetsspecifika handlar om de krav som ställs i syfte att byggnaden ska kunna användas av den verksamhet som ska bedrivas där. Det kan bland annat handla om hur sammansättningen av rum är i förhållande till varandra, hur säkerheten ser ut, vilka ljud- och ljusförhållanden som råder och vilken möjlighet det finns att installera olika verksamhetsspecifika instrument och utrustningar.

De byggnadsspecifika kraven handlar om de kraven som finns på bland annat estetisk utformning, planlösning, tillgänglighet, säkerhet, energieffektivitet och beräknad livslängd. Det kan även handla om tekniska lösningar och vilken utrustning som finns tillgänglig i byggnaden.

 

Bygglovsprocessen

Till projekteringen hör även att skapa handlingar som kan användas vid bygglovsansökan. Innan bygglov kan utfärdas krävs det att samtliga ovanstående handlingar har genomförts, samt att det finns en lösning kring frågor som tillgänglighet och handikappanpassning. Det som behöver redovisas vid bygglovsansökan är huvudsakligen situationsplanen, fasader och planer som skapats av en arkitekt. Med andra ord är det inte nödvändigt att tillhandahålla information gällande exempelvis tekniska krav som enbart rör byggnaden som sådan när man ansöker om bygglov.

I vissa fall kan det vara en god idé att ta kontakt med myndigheter redan i ett tidigt skede av projekteringsprocessen för att få en generell bild av de krav som ställs. Utöver det behöver man även göra samråd med byggnadsnämnden. Det är den kontrollansvarige i projektet som brukar ha i uppdrag att se till så att alla dokument och handlingar finns, och det är även hen som kan besvara frågor av teknisk karaktär och komma med förslag till kontrollplanen.