Dela på facebook
Dela på google
Dela på twitter
Dela på linkedin

Milstolpe – En komplett guide!

En milstolpe är ett hjälpmedel för att markera specifika händelser i ett projekt.

Dessa händelser kan t.ex. vara början och slutet på projektet. Eller varför inte när den första versionen av produkten ska vara klar.

Att använda sig av milstolpar inom projektledning har visat sig vara väldigt effektiv och används idag av miljontals människor.

Men hur används egentligen milstolpar?

För att ta reda på det har vi satt ihop denna guide.

Hur används milstolpar?

Ett av de vanligaste sätten att använda milstolpar på är inom planeringen av ett projekt. Man sätter ut dessa med jämna mellanrum och bestämmer vad som ska vara klart vid varje milstolpe. Om man är klar med det så har man klarat milstolpen och projektledaren vet då att projektet fortskrider som planerat. Nu vet du vad milstolpar är och vill kanske börja använda det. Men hur skapar man milstolpar?

Hur skapar man milstolpar?

För att skapa en milstolpe så finns det några frågor som du måste ställa för att milstolpen ska bli bra. För att skapa en milstolpe så finns det några frågor som du måste ställa för att milstolpen ska bli bra.

1. Hur viktig är uppgiften för projektet?

2. Vad händer om den här uppgiften inte blir klar i tid?

3. Kan den här uppgiften vara en indikator för att projektet gick bra?

Dessa frågor är bra för de får dig att tänka till innan du skapar en ny milstolpe. Milstolpar ska vara viktiga händelser i ett projekts utveckling som när en viktig funktion blir klar. Om milstolpen inte representerar en viktig del i projektet så är den onödig och borde tas bort. Nu har du skapat dina milstolpar men du är långt ifrån färdig. Det räcker inte med att skapa milstolparna. Du måste också kunna namnge dem.

Hur du namnger milstolpar:

Namnet på dina milstolpar borde beskriva vad som ska vara klart vid den tidpunkten för att snabbt kunna få en överblick av projektet om du kollar på milstolparna. De ska inte innehålla några uppmaningar om vad som ska göras utan bara vad som ska vara klart. Ett exempel kan vara ”Test 1 klart”. Det beskriver tydligt vad som ska vara klart men går inte in på vad som ska göras som ett uppdra. Det är det viktigaste att ha koll på med milstolpar; de är inte uppdrag de är etapper. Uppdragen kommer mellan milstolparna. Ett sätt att förenkla det för dig när du skapar dina milstolpar är att använda en Milstolpeplan.

Milstolpeplan

Det första man gör när man skapar en Milstolpeplan är att kolla vad huvudmålet är. Börja sedan gå bakåt och sätt upp etappmål och när de ska vara nådda. Fortsätt bakåt tills du kommer till projektets start. Fördelarna med detta är att du snabbt får en överblick över projektet och det är enkelt att ändra någon av etapperna om det skulle behövas. Det är därför en Milstolpeplan är extremt viktigt i ditt projekt efter som det annars kan vara svårt att få en överblick. Du kan med hjälp av denna plan snabbt visa för de som investerat hur projektet ligger till och vad som är kvar att göras.

Använda milstolpar:

Nu när du har dina milstolpar så kommer en av tre saker att hända. Antingen kommer ditt Team att klara milstolpen utan problem eller så kommer de missa den helt. Det tredje scenariot är att en milstolpe ändras för att projektet har modifierats. Om Teamet klarar milstolpen så är allt bra och man kan fortsätta projektet som planerat. Om Teamet däremot inte klarar en milstolpe så är det extremt viktigt att man låter kunden veta det direkt. Detta är för att minska den negativa effekt som fördröjningen kommer att skapa. Nyckeln för att klara av att använda milstolpar är att alltid veta hur projektet ligger till. Då kan du i förväg veta om en eller flera milstolpar inte kommer att bli avklarade i tid. Om du vet att en milstolpe inte kommer bli avklarad i tid så måste du starta en analys av milstolpen. Man kollar då på varför milstolpen inte hr blivit avklarad, vilken effekt detta kommer få och vilka åtgärder man kan använda för att lösa problemet. Milstolpar är en väldigt effektiv metod men det kan vara svårt att lära sig. Erfarenhet är ofta den bästa läraren och man bör därför kolla på hur man använt milstolparna efter projektet är avslutat. Man kan då lära sig av sina misstag så att nästa projekt går ännu bättre. Nu är det bara en sak kvar att kolla på om du vill använda milstolpar. Hur ska du kommunicera med de som beställt projektet på ett så bra sätt som möjligt?

Kommunikation med milstolpar

Det första man gör när man skapar en Milstolpeplan är att kolla vad huvudmålet är. Börja sedan gå bakåt och sätt upp etappmål och när de ska vara nådda. Fortsätt bakåt tills du kommer till projektets start. Fördelarna med detta är att du snabbt får en överblick över projektet och det är enkelt att ändra någon av etapperna om det skulle behövas. Det är därför en Milstolpeplan är extremt viktigt i ditt projekt efter som det annars kan vara svårt att få en överblick. Du kan med hjälp av denna plan snabbt visa för de som investerat hur projektet ligger till och vad som är kvar att göras.

Hur implementerar du milstolpar?

Det är inte en bra ide att försöka implementera milstolpar i ett projekt som redan är startat. Då blir det konstigt och projektet kan komma att misslyckas. Vad man istället får göra är att implementera det i nästa projekt. Se till så att ditt Team verkligen förstår hur de ska arbeta med milstolpar och etapper. Var också beredd på att de kan komma att ha mycket frågor de första veckorna. En sak som du kan göra är att hyra in någon som är en expert på milstolpar. De kan då hjälpa er för att övergångengen ska gå så smidigt som möjligt. De fungerar i sådana fall som en Scrum master som hjälper företaget att implementera Scrum. Det kan också vara bra att börja med milstolpar på ett enklare projekt så att det inte är så mycket som kan gå fel. Sedan kan man gradvis införa det på allt svårare projekt. En annan ide är att börja med en grupp som lär sig att använda milstenar. De kan sedan hjälpa sina kollegor att förstå milstolpar om du bestämmer dig för att införa det på hela företaget. Att införa det gradvis är nästan alltid att rekommendera då man inte måste göra om hela systemet direkt. En bra implementering ska fungera lite som Kanban. Gradvis förändring som möter minimalt motstånd. En sak at tänka på om du inte har startat ditt företag än är att implementera milstolpar direkt. Det är mycket lättare att använda det från början än att implementera det senare när alla redan är insatta i hur de ska jobba. Nu vet du hur du ska använda milstolpar och hur du ska implementera det så enkelt som möjligt men varför skulle du vilja använda det från första början?

Varför ska man använda sig av milstolpar?

Det första man gör när man skapar en Milstolpeplan är att kolla vad huvudmålet är. Börja sedan gå bakåt och sätt upp etappmål och när de ska vara nådda. Fortsätt bakåt tills du kommer till projektets start. Fördelarna med detta är att du snabbt får en överblick över projektet och det är enkelt att ändra någon av etapperna om det skulle behövas. Det är därför en Milstolpeplan är extremt viktigt i ditt projekt efter som det annars kan vara svårt att få en överblick. Du kan med hjälp av denna plan snabbt visa för de som investerat hur projektet ligger till och vad som är kvar att göras.

Artefakter inom milstolpar:

Inom milstolpar så använder man sig av en artefakt för att hålla ordning på de milstolpar som man har uppnått och de som man har planerat in. Detta kallas för Milstolpediagram.

Milstolpediagram

Ett Milstolpediagram är ett diagram som visar vilka milstolpar man har klarat av och vilka man fortfarande jobbar mot. Detta diagram ger snabbt en överblick över hur projektet fortskrider och man följer schemat. De som beställt projektet orkar inte sätta sig in i alla de små detaljerna och man kan därför använda detta diagram för att snabbt ge dem en överblick över hur projektet går. Därför är Milstolpediagram en väldigt viktig del om man ska använda sig av milstolpar. Man börjar med att fylla i alla milstolpar och man kan sedan enkelt visa vart man är. Även de som jobbar på projektet har användning av detta då de enkelt kan se om de håller sig till schemat eller inte. De vet då om de har en bra takt eller om de behöver jobba snabbare.

När används milstolpar?

Många tror att milstolpar bara används hos mjukvara företag men de används faktiskt av alla som jobbar med någon forma av utveckling. Milstolpar fungerar på alla produkter som ska utvecklas inte bara datorprogram och det är en av anledningarna till att det har blivit så populärt. Dock är det fortfarande vanligast hos mjukvaruutvecklare men det har också en anledning. Mjukvaruutvecklare jobbar ständigt med nya projekt och deras industri ändras hela tiden. Därför måste de jobba efter ett system som kan anpassa sig efter de nya förhållandena. Det är därför de nästan alltid använder sig av milstolpar eller Kanban. De är båda system som man väldigt enkelt kan anpassa för att passa sitt företag perfekt. Milstolparna kan ändras med industrin och företagen kan därför anpassa sig utan att ändra hur de arbetar. De företag som inte är bereda att anpassa sig kommer inte finnas kvar när industrin ändras. Det är därför så många företag använder metoder som lätt kan ändras när företaget gör det. Men kommer milstolpar finnas kvar i framtiden eller kommer dt att dö ut som så mycket annat? Innan vi kollar på det så ska vi ta en blick bakåt.

Historia

Första gången man i Sverige använde sig av milstolpar var faktiskt 1649 men inte de milstolpar ni tänker på. Dessa milstolpar stod vid kanten av vägen och markerade hur många mil det var till olika platser. Man satte upp dem med en mils avstånd, därav namnet Milstolpar. När man först tänker på det så kanske dessa milstolpar och dagens milstolpar inte har så mycket gemensamt men om tar en djupare titt så ser det annorlunda ut. Milstolparna användes för att visa hur långt du hade kvar och hur långt du hade gått. Det är fortfarande vad vi använder dem till. Enda skillnaden är att vi använder dem för att visa hur långt vi kommit i ett projekt och hur långt vi har kvar i samma projekt. Vi använder dem fortfarande som ett sätt mäta avstånd men vi gör det i projekt istället för på vägarna. Så milstolparna har faktiskt inte förändrats så mycket sedan 1600-talet. Låt oss nu hoppa framåt igen och se hur framtiden för milstolpar ser ut.

Framtiden

Jag tror definitivt att milstolpar kommer att finnas kvar i framtiden. Detta beror på att det kan anpassa sig så bra. Du kan enkelt skräddarsy det för ditt företag och sedan ändra det när ditt företag anpassar sig inför framtiden. Det är metoder som denna som behövs i framtiden eftersom utvecklingen bara kommer att gå snabbare och snabbare. Därför kommer företagen att behöva anpassa sig för att inte gå i konkurs. De kommer därför behöva jobba enligt en metod som enkelt kan anpassa sig som Kanban eller milstolpar. Det är därför som jag tror att milstolpar kommer att överleva i framtiden.

Nackdelar med milstolpar:

Alla saker har nackdelar och milstolpar är inte annorlunda. En stor nackdel med milstolpar är att de kan få Utvecklarna att bara fokusera på de viktigaste delarna i projektet. När man utformar milstolpar så nämner man oftast bara de viktigaste delarna som ska vara klara. Det kan få era utvecklare att fokusera på dem bara för att klara milstolparna. Det kan leda till att projektledaren tror att allt går som planerat fastän det är många saker som inte är klara. En annan nackdel är att det inte funkar i alla företag. Företag som inte utvecklar en produkt har inte särskilt mycket användning av det då de inte har några deadlines att möta. Affärer har tex ingen användning av det över huvud taget. Det är därför som man nästan bara ser milstolpar hos företag som jobbar med utveckling av produkter. Den sista nackdelen är en nackdel som kommer med nästan all förändring. För att kunna implementera milstolpar kommer du behöva förändra saker inom ditt företag. Detta kommer leda till en tid då inte särskilt mycket kommer hända på ditt företag. Detta kommer gå över men detta är anledningen till att du inte ska försöka implementera milstolpar mitt i ett stort projekt. Det kommer inte sluta bra.

 

Milstolpar är en bra metod som jag tror kommer leva kvar i framtiden då den kan anpassa sig så lätt. Det är enkelt att skräddarsy metoden så att den passar just ditt företag och det är lätt att ändra på den när ditt företag anpassar sig efter den nya marknaden. Allt detta bidrar till att metoden är så bra och har blivit så populärt hos flertalet företag. Miljoner använder milstolpar varje dag så har du några frågor så är det lätt att få svar eftersom det är så populärt. Därför tycker jag att milstolpar är en bra metod som jag definitivt rekommenderar till alla som jobbar med någon form av utveckling.