Dela på facebook
Dela på google
Dela på twitter
Dela på linkedin

Matrisorganisation

En matrisorganisation består vanligtvis av flera olika delar som struktureras av en gemensam ledning, samtidigt som varje avdelning jobbar självständigt. I en matrisorganisation finns det oftast fler än en chef som ansvarar över projektet och som de anställda har ett ansvar gentemot. Det kan till exempel vara att verksamheten styrs av en administrativ chef och att arbetskvaliteten bedöms av en annan chef som fokuserar på det tekniska.

 

Matrisorganisation

Vad är Matrisorganisering?

Det finns inget entydigt svar på hur en matrisorganisering ser ut eller går till. Detta beror på att matrisorganiseringen kan ha lite olika uppbyggnad och funktionssätt. Det som kan skilja olika matrisorganiseringsmodeller åt är exempelvis hur auktoritet och ansvar fördelas, vilken roll de olika ledarna har och hur makten balanseras.

I en matrisorganisation är det vanligt att de verksamma personerna har två chefer att förhålla sig till, samtidigt som dessa chefer i sin tur kan ha en ytterligare chef som ger dem direktiv. Personen som är ytterst ansvarig för projektet är antingen en verkställande direktör eller en generaldirektör. De två arbetsrollerna som finns under direktören är dels en projektledare och dels en linjechef, och under dessa finns projektpersonalen.

Organisationen är utformad för att vara provisorisk och dess struktur existerar enbart under tiden som projektet fortgår. De ordinära avdelningarna som arbetarna jobbar på är mer permanenta till sin karaktär, även fast det så klart förekommer förändringar även där.

Matrisorganisation hur fungerar

Hur fungerar en Matrisorganisation?

Matrisorganisationen består av ett team med medarbetare från flera olika disciplinära områden som samarbetar för att uppnå ett specifikt mål. Målet kan till exempel handla om att genomföra ett tidsbestämt projekt. När det finns någonting konkret som eftersträvas kan ofta eventuella konflikter som uppstår bli mindre viktiga, då det finns ett gemensamt slutmål. Det blir med andra ord mindre fokus på de organisatoriska funktionerna och mer fokus på uppgiften som ska göras.

En matrisorganisation är alltid multidimensionell och syftar till att styrkorna hos både personalen och projektet ska maximeras, samtidigt som svagheterna minimeras.

 

Fördelar med en Matrisorganisation

Det finns flera fördelar med matrisorganisering. Det kan både ha att göra med organiseringsmodellen som sådan, men också hur samarbetet mellan de anställda ter sig.

En av fördelarna som brukar ses som grundläggande för matrisorganisering är att det finns tydliga projektmål. Detta gör så att organiseringen blir balanserad mellan de olika arbetsrollerna, då varje person är viktig för att nå slutmålet. Det i sin tur kan bidra till att personerna känner sig mer delaktiga och ansvariga för projektet, vilket gör så att de blir mer lojala.

När organisationen är flexibel kan det också vara lättare att integrera de olika sektionerna och arbetarna med varandra. Det blir lättare att koordinera mellan olika delar av projektet.

Vid matrisorganisering blir resursanvändningen oftast mer effektiv, då ett företags resurser – både materiellt och arbetskraftsmässigt – kan användas till flera olika projekt parallellt. De anställda behöver inte vara heltidsanställda, utan kan jobba med projektet på deltid – samtidigt som de jobbar på någon annan fast avdelning på företaget resten av tiden. Företagets anläggningar, utrustning, material, maskiner och liknande kan användas av flera olika anställda, vilket gör att jobbet kan utföras mer effektivt så länge det finns tillräckliga resurser för ändamålet. Detta innebär också att det är mindre kostsamt att ha personer anställda som jobbar genom en matris, jämfört med att ha personal som är projektanställda.

Informationsflödet, -spridningen och -utjämnandet kan ofta vara väldigt effektivt i en matrisorganisation, då informationen kan spridas både horisonellt och vertikalt. Det gör så att både övergripande och detaljerad information kan nå de olika enheterna och alla som är delaktiga på olika ledningsnivåer.

De disciplinära grupperna som samordnas under tiden för ett specifikt projekt kan has kvar efter att projektet har avslutats. Det gör så att en vidare kontakt kan finnas mellan dem och idéer och information kan utbytas kontinuerligt. Det leder till att produktionen kan bli mer innovativ och produktiv – även om de inte formellt arbetar tillsammans. Detta i sin tur har en positiv inverkan på företaget i sig, och på relationen mellan kollegorna.

Om projektet tycks vara framgångsrikt kan det innebära ökad moral hos arbetarna gentemot projektet. Huruvida ett projekt upplevs som framgångsrikt eller inte kan till exempel handla om vilka resultat som blir synliga. Det kan till exempel handla om att tillverka en specifik produkt och att se det färdiga resultatet. När de anställda behöver arbeta med varandra för att nå det gemensamma målet blir oftast deras moral gentemot sina kollegor högre, jämfört med om de inte har kontakt med sina kollegor. Det kan också handla om att arbetarna får möjlighet att bli mer specialiserade inom sitt specifika område – eller upptäcka nya dimensioner av sitt fält.

I vissa fall kan en arbetare upptäcka att dennes område är tvärvetenskapligt i sig, och kan bli intresserad av att börja leda projekt. Om den som jobbar som projektledare dessutom har erfarenhet av att jobba i ett projekt kan den kanske även vara mer ödmjuk inför uppgiften som sådan.

I och med att det ofta är få personer som jobbar i en matrisorganisation blir det enkelt att låta dem återgå till sina ordinarie arbetsuppgifter när projektet av avslutat. I praktiken behöver de bara byta avdelning som de jobbar på, men grunden för deras tidigare anställning finns kvar och är densamma. Om projektet inte har jobbats med på heltid kan personerna dessutom ha arbetat med andra arbetsuppgifter parallellt, vilket gör att det inte behöver bli en jättestor omställning för dem.

 

Problem som kan uppstå i Matrisorganisationer

Det finns en del problem som kan uppstå i matrisorganisationer. Det kan bero på flera olika faktorer, och genom att vara medveten om dem kan de ibland förebyggas och därmed förhindras. Även i fall där det handlar om problem som uppstår på grund av organisationsmodellen som sådan, kan man påverka utfallet genom att ha olika förhållningssätt i åtanke.

Ibland kan det uppstå dilemman på grund av att det finns flera chefer för projektet. Om det uppstår en konflikt mellan dessa kan det lätt leda till att de projektanställda hamnar i mitten av detta och påverkas på ett negativt sätt. Det kan även handla om att cheferna ger de anställda olika instruktioner som blir motstridiga, vilket gör det svårt för arbetarna att veta vad de faktiskt ska göra.

I vissa fall kan även någon av de projektanställda träda in i rollen som självutnämnd projektledare och beter sig auktoritärt mot de andra arbetarna – istället för att se sig som en jämlik medarbetare.

Organisationens komplexitet kan ibland innebära att det blir svårt att kontrollera vem som gör vad och vad som har blivit gjort och liknande. Om matrisorganisationen är väldigt liten kan det ofta vara lättare att hålla koll på detta, men vid projekt som är lite större kan det vara svårt om man saknar tekniska färdigheter där alla arbetare hålls informerade om saker och kan informera varandra om sånt som behövs.

När många personer är delaktiga i ett projekt blir det viktigt att ha ett bra informationsflöde, men även detta är en sak som kan bli mer komplext i en matrisorganisation. Det beror på att det ofta är många olika enheter och arbetare som är involverade, och ibland kan det uppstå missförstånd mellan cheferna som gör att de missar varandra och inte kommunicerar bra nog gällande olika beslut som behöver fattas.

En organisation som är strukturerad på det sättet som en matrisorganisation är kan göra det svårt att fatta snabba beslut, då beslutet alltid måste gå genom flera personer innan det kan fastslås. Detta är ett problem som främst uppstår i nystartade matrisorganisationer som inte har etablerats tillräckligt än, men det kan även förekomma inom organisationer som är etablerade.

 

Varför ska man använda sig av Matrisorganisering?

Matrisorganisering är ett organiseringsalternativ. Organiseringsmodellen uppstod på grund av att det fanns ett behov av att kunna hantera och genomföra komplexa projekt med begränsade resurser. Tidigare hade det hierarkiska organiseringssättet generellt och i större organisationer betraktats som någonting nödvändigt, men denna form är inte optimal i alla avseenden eller i alla sammanhang. I en värld som är i ständig utveckling krävs det också att organisationer som verkar inom den är flexibla med sina metoder och arbetssätt.

Kritiker menade på att ett mindre hierarkiskt organisationssätt skulle leda till ineffektivitet, då det blir mer diffust vad varje person ska göra och har ansvar över. Detta behöver dock inte stämma, och det finns inga entydiga bevis för att det skulle vara sant.

Anledningen till att matrisorganisering tillämpas i större organisationer kan bland annat handla om att olika funktioner redan har fragmenterats upp inom organisationen. Det är svårt för varje avdelning att lösa olika problem på egen hand, då en helhetssyn på det kan saknas. Matrisorganiseringen handlar istället om att överbygga kopplingen mellan olika avdelningar så att lösningar kan skapas.

 

Fungerar Matrisorganisering?

Det finns ingen garanti för att en organisering kommer fungera, oavsett vilken utformning den har. Ingen organisering fungerar i sig själv och oberoende av andra faktorer. Däremot kan det statistiskt sägas att vissa organisationsmodeller har en högre sannolikhet för att gynna ett specifikt projekt. Det handlar dock inte om organisationsformen i sig, utan om hur pass väl denna kan möta projektet som ska genomföras.

En sak som brukar ses som positivt med matrisorganisering är just dess flexibilitet och att den kan tillämpas i en rad olika sfärer och sammanhang. Det kan vara allt från forskning och tekniska områden till industri- och konstruktionsverksamheter. Anledningen till att det går att använda sig av matrisorganisering i så skilda branscher är för att de olika arbetsrollerna som finns inom dessa områden kan appliceras i schemat för matrisorganisation.

I en teknisk bransch kan det vara en teknisk chef, en projektledare och en projektchef som har huvudansvaret för projektet, samt forskare, designers, utvecklare, materialkunniga och testpersoner som är anställda inom projektet. Men dessa roller kan som sagt variera beroende på vad som behövs i ett specifikt projekt.

Matrisorganisationen är komplex till sin karaktär och det finns en mängd saker som kan gå fel vid tillämpningen av denna modell. Men om projektet ska vara multidisciplinärt kan matrisorganisering ändå vara ett alternativ. Vanliga anledningar till att matrisen misslyckas är till exempel olika typer av sabotage eller att folk hamnar efter i tidsplanen, men detta kan ofta förebyggas genom att försäkra sig om att alla som är verksamma i matrisen faktiskt tror på den, tror på projektet som ska genomföras och är beredda att jobba för att nå det gemensamma målet.

 

När ska man använda en matrisorganisering?

Det finns inget enkelt svar på när matrisorganisering är det optimala organiseringssättet, det beror helt på vilken organisation det rör sig om, resurstillgångarna, projektets omfattning och liknande faktorer. Förenklat kan det dock sägas att en matrisorganisering ska användas när och där den behövs och kan göra nytta.

 

Några fördelar med matrisorganisering kan vara följande:

Flexibelt. Matrisorganisering är ett socialt sätt att styra ett projekt på. Det gör så att arbetarna får ökad förståelse för organisationen i sin helhet, och varje del av denna, vilket också gör det lättare att vara flexibla och samarbeta.

Ansvarsfördelning. Ansvaret över projektet är fördelat mellan flera chefer, vilket gör att arbetsbördan för dem minskar. Det gör också så att ingen är enskilt ansvarig över hur utfallet av projektet blir.

Ökad motivation hos arbetarna. De som är verksamma inom projektet har ett gemensamt resultatansvar och alla som är delaktiga i organisationen behöver samarbeta för att kunna nå målet som de gemensamt strävar efter. När arbetarna känner sig involverade i projektet kan det öka deras motivation till att arbeta, prestationen ökar och resultatet blir bättre.

Ökad kommunikation och problemlösningsförmåga. Strukturen i en matrisorganisation är både horisontell och vertikal, vilket gör att det finns fler kommunikationsvägar mellan de verksamma i projektet. Informationsflödet kan nå de anställda på flera olika sätt, och gör samtidigt arbetarna mer involverade i det som händer.

 

Några nackdelar med matrisorganisering kan vara följande:

Konflikter. Det är vanligt att det uppstår konflikter – särskilt under den första tiden i organisationen – och det kan gälla både konflikter mellan cheferna, men även mellan arbetare och arbetare eller mellan chef och arbetare. Konflikterna kan uppstå som en följd av spänningar som finns mellan de verksamma på grund av olika arbetsroller, olika arbetssätt eller olika fokusområden.

Otydliga arbets- och ansvarsroller. Cheferna har ett ansvar över samma arbetare, fast på olika sätt. Detta kan ibland skapa förvirring och i vissa fall kan cheferna ge olika direktiv som är motstridiga vilket försätter arbetarna i en icke-önskvärd position. Detta kan i sin tur göra det svårt att, om något misstag sker, att kunna lokalisera var det uppstått – vilket försvårar projekt- och resultatuppföljningen.

Svårt att ha koll på vad som händer. I och med att organisationen är byggd på ett flerdimensionellt sätt kan det ibland vara svårt att hålla koll på vem som är ansvarig för vad, eller vad som ska göras och när. Arbetarnas roll är ofta dynamisk, vilket gör att det krävs att cheferna är tydliga i sin formulering av organisationens syfte, mål, rollfördelningar och beslutsfattandet.

Tar lång tid att bygga organisationen. Det tar ofta ganska lång tid att bygga en fungerande och etablerad organisation, och i vissa fall kan det dröja mellan tre och fem år innan organisationen fungerar som tänkt.

 

Hur används en Matrisorganisering?

En matrisorganisering kan användas på flera olika sätt och i en mängd olika sammanhang. Det är vanligt att använda matrisorganisering när en organisation eller ett företag ska genomföra ett projekt parallellt med sin ordinarie verksamhet, med samma arbetare som redan är anställda.

 

Vem är det som styr i en Matrisorganisation?

Det som skiljer en matrisorganisation från konventionella organisationsformer är att det finns flera som styr organisationen fast på olika sätt. Generaldirektören är den som är hierarkiskt överordnad i matrisorganisationen och det är även hen som är ansvarig för projektet. När man talar om att det brukar finnas två ledare i en matrisorganisation är det ofta projektledaren och funktionschef som åsyftas. Det är ofta dessa som ger direktiv till arbetarna och ser till så att projektet genomförs rent pragmatiskt. Utöver det är det arbetarna som är delaktiga i projektet som ser till att projektet genomförs på ett konkret plan.

Med andra ord finns det flera personer som styr i en matrisorganisation, bara att de har lite olika roller och ansvarsområden samt styr olika delar av projektet och på olika sätt. För att matrisorganisationen ska fungera på ett önskvärt sätt krävs det att alla som arbetar med projektet kommer överens och att det finns en samverkan mellan dem.

Ofta har projektledaren och funktionschefen liknande ansvarsområden fast ansvarar över olika dimensioner av dessa. Projektledaren ansvarar för att ha koll på vad som behöver göras, när och varför. Hen ska även ha koll på hur mycket pengar som finns tillgängligt för arbetet och att utvärdera hur bra projektet genomfördes. Funktionschefens fokus är hur och var projektet ska genomföras, vilka som ska genomföra det samt att utvärdera hur integrerad den funktionella inputen har varit i projektet. Med andra ord kan det sägas att projektledaren är ansvarig för projektet i sin helhet, och funktionschefen ansvarar för de tekniska delarna i projektet.

 

Hur gör man för att få en maktbalans i organisationen?

I och med att personerna som är verksamma i matrisorganisationen har olika roller kan det ibland uppstå konflikter och maktobalans. Det kan till exempel handla om att någon tar på sig en roll där hen fattar beslut enväldigt utan att inkludera de andra i det, eller att någon projektanställd tar på sig en ledarroll som inte formellt ska finnas.

Teoretiskt går det att skapa en maktbalans genom att fördela makten, inflytandet och arbetsbördan jämnt mellan projektledaren och funktionschefen, så att det inte uppstår spänningar mellan dem som påverkar de andra anställda på ett negativt sätt. Men det går även att skapa en maktbalans genom att se till så att alla som är verksamma inom projektet kan vara med och fatta beslut och ha inflytande i projektet och det som ska göras. Genom att minska det hierarkiska avståndet mellan de olika arbetsrollerna kan arbetsklimatet också förbättras, då alla befinner sig på samma nivå åtminstone relationellt.