Dela på facebook
Dela på google
Dela på twitter
Dela på linkedin

Intressentmodellen

En av de första diskussionerna som sker när ett nytt projekt ska påbörjas i ett företag eller inom en organisation handlar om intressenter. Man ställer sig frågan vilka ska vara inblandade i detta projektet och vad förväntar de sig? I många fall är det första mötet bara ett introduktionsmöte och projektmedlemmarna börjar automatiskt diskutera intressenter och deras intressen utan att reflektera över att det är grunden för en intressentmodell.

I det första skedet av projektet vet man kanske inte vilka de inblandade är eftersom att det fortfarande håller på att bestämmas. Projektmedlemmar och andra intressenter kan fortfarande komma att allokeras till projektet strax innan start. Därför är det en stor fördel att använda sig utav intressentmodellen, en modell som hjälper alla i projektet att avgöra vilka som kommer vara inblandade i projektet och vad deras intresse för projektet är.

Intressentmodellen behöver inte endast användas när ett projekt ska påbörjas utan kan även användas som modell för en hel verksamhet för att se vad det är som bedriver verksamheten och vilken påverkan olika aktörer har på verksamheten.

Intressentmodellen - vilka intressenter har vi i projektet

 

Vad är intressentmodellen?

Intressentmodellen hjälper till att undersöka och definiera vilka alla involverade i ett projekt är och vad de förväntar sig få ut från projektet. I många fall kan det vara otydligt vilka som ska delta i projektet och på vilken nivå, alltså hur mycket påverkan på projektet de kommer ha. Intressentmodellen skapas i början av projektet för att identifiera intressenterna och deras intressen och kan användas genom hela projektet när den är färdig.

Modellen är en visuell och grafisk bild där man placerar ut olika intressenter i bubblor och kopplar relationerna mellan intressenterna och projektets mål. I centrum av modellen är projektets kärna som intressenterna kan kopplas till. Man definierar också vilket intresse som intressenterna har. Om intressenterna har flera intressen eller kopplingar till flera delar av projektet så markerar man ut det.
Intressenter kan också ha olika relationer med varandra och till projektet. Man definierar detta utifrån de olika egenskaper som relationerna kan ha som exempelvis statiska och dynamiska relationer. Det finns också olika intressen som oftast definieras som antingen en begäran eller ett svar på en begäran. När en intressent har ett intresse så har den en begäran till någon annan i projektet. Ett resultat från projektet brukar oftast ha svaret på begäran men det kan också vara en annan intressent i modellen som kan ge svar på begäran.

Intressentmodellen skapas i början av projektet med hjälp av alla projektdeltagarna och används sedan genom hela projektet. Projektmedlemmar kan med hjälp av modellen ha en tydlig bild av vad som förväntas av dem eller projektet och vilket resultat de ska uppnå. De vet också vilka intressenterna är och därav också vilka personer de kan behöva vara i kontakt med under projektets gång. Om man märker att förändringar sker medan projektet pågår så kan man uppdatera intressentmodellen.

 

Hur använder man intressentmodellen?

För att skapa en intressentmodell så börjar man med att anordna ett möte för alla som hittills blivit placerade i projektet. Det är viktigt att alla som man vet ska delta i projektet också deltar när modellen ska skapas så att man inte missar något. Det kan finnas personer från olika avdelningar eller med olika kompetenser som därav vet mer om en viss intressent. Tillsammans analyserar och diskuterar man vilka man tror är intressenter och om projektet är stort och förväntas ha många intressenter så kan man dela in projektmedlemmarna i två grupper. De två grupperna arbetar separat med att identifiera intressenter samt vad de tror intressenternas mål för projektet är. Man kan anteckna på post it-lappar och när båda grupperna är färdiga så jämför och diskuterar man igen. De två olika grupperna kan till största del identifierat liknande intressenter men de kan ha definierat deras intressen på olika sätt. En grupp kan också ha lyckats identifiera intressenter som den andra gruppen missat.

När man försöker identifiera vilka intressenterna för projektet är så kan man fokusera på frågorna ”Vem har påverkan på projektet?” och ”Vem har projektet påverkan på?”. På så sätt kan man ta reda på vilka som är intressenter av projektet och deras intresse.

Eftersom att man ska försöka definiera vad intressenternas förväntan och intresse för projektet är så behöver man vara väldigt tydlig med att det verkligen är roten av intresset, att man går på djupet. Om man är för vag eller otydlig när intressen definieras så kan problem uppstå senare under projektets gång då intressenter kan känna att deras förväntan inte möts. Om man inte identifierar ett sådant problem snabbt nog så kan man komma att leverera ett resultat som intressenter eller kunden inte är nöjda med.

Under processen där man identifierar de intressen som de olika intressenterna har så kan man också fråga intressenterna så att det blir väldigt tydligt. Det kan också vara så att man är osäker eller att man inte fått tillräckligt med information och då kan det vara en bra idé att diskutera med intressenterna för att bekräfta vad de har för intresse. Ibland kan även intressenten själv vara osäker och då kan man igen ställa frågorna ”Vad kommer du ge projektet?” och ”Vad kommer projektet ge dig?”. Alla som är inblandade i projektet bör ha en orsak för varför de är inblandade.

 

Definiera intressenter

När man har identifierat intressenter och deras intressen så kan man börja placera ut de i en grafisk modell som alla har tillgång till. Det kan vara en fysisk modell som man målar tillsammans på papper eller en modell som skapas med hjälp av mjukvara på en dator. Modellen ska vara tillgänglig till alla projektmedlemmar och ge en överskådlig bild av intressenterna och projektmedlemmarna ska också kunna bidra med sina synpunkter på ett enkelt sätt eftersom att det kan ta några dagar eller veckor att sammanställa intressentmodellen. I många projekt kan det vara osäkert vilka intressenter som faktiskt kommer vara delaktiga i projektet efter att det påbörjats och därför kan modellen behöva uppdateras.

I den grafiska modellen markerar man ut intressenter, intressen, och relationer. Om man har många olika intressenter så kan man också markera vilka intressenter som är interna och vilka som är externa. Några exempel på interna intressenter kan vara anställda, ägare, eller ledningen i verksamheten. Externa intressenter kan vara aktieägare, leverantörer, kunder, staten, och media. Alla intressenter har någon form av påverkan på projektet eller påverkas av projektet. Beroende på vilket projekt man arbetar med så kan också strukturen på intressentmodellen komma att se annorlunda ut. Det kan vara så att det inte är tydligt om en intressent verkligen är en intressent för projektet eftersom att den har så liten påverkan. Man kan då igen använda sig utav frågorna ”Varför?” för att förtydliga vad roten av intresset verkligen är. Om det har med projektet att göra så kan det vara smart att ha med intressenten i modellen. I vissa fall kan intressenten ha en påverkan på verksamheten men inte nödvändigtvis projektet och man får då se om intressenten har en indirekt påverkan på projektet via verksamheten. Det kan i så fall vara värt att ta med intressenten i modellen.

Efter att man skapat projektets intressentmodell så kan man märka att det finns både gemensamma intressen och intressen som står i konflikt till varandra. Man får då en tidig inblick i var problem kan uppstå och man kan redan nu reda ut problemen så att risken för dessa minimeras under projektets gång. Ett exempel på en konflikt kan vara att en intressent förväntar sig ett resultat som är motsägelsefullt mot den andre intressentens förväntan. Den ena intressenten förväntar sig låg kvalité på resultatet så länge det avslutas snabbt medan den andra intressenten förväntar sig hög kvalité och kan tillåta att det tar längre tid att projektet uppnår sitt mål. I ett sådant fall så behöver man ta en djupare diskussion med båda intressenterna för att se vilket intresse som ska prioriteras.

 

Olika typer av intressenter

Under sådana processer märker man också att intressen kan få olika prioritet. Intressenter kan ha olika sorters påverkan på projektet som kan innebära att de har mer influens än andra. Om det är en intressent som står för investeringen och resurserna för projektet så kan den intressenten komma att ha mer påverkan på projektet än en annan intressent. Därför kan man också markera intressenter utifrån om de är passiva eller aktiva under projektets gång. De intressenter som markeras som aktiva är de intressenter som beräknas ha större påverkan under projektets gång medan de som är passiva bara deltar i projektet under vissa faser, exempelvis start eller slut.

För att förtydliga relationer mellan intressenter ytterligare så kan man också markera intressenter utifrån om de är direkta eller indirekta. De intressenter som är direkta eller primära är de som har en direkt relation till företaget eller verksamheten. Dessa intressenter tar inte någon omväg när de kommunicerar eller påverkar projektet utan de har direkt kontakt med den eller de personerna som är ansvariga för projektet. Indirekta intressenter är de som oftast är intressenternas intressenter, exempelvis kundens leverantörer. Kommunikationen från leverantören kan då ske via kunden istället för att ske direkt med den eller de personerna som har hand om projektet.

 

Olika typer av intressen

Om man vill göra modellen ännu tydligare så kan man markera de olika sorters intressen som intressenterna kan ha. Intressen kommer antingen till eller från projektets kärna, alltså från projektdeltagarna eller projektets resultat. Det kan också vara antingen en begäran eller ett svar på en begäran. En extern intressent kan exempelvis ha ett intresse av att projektet ska generera intäkter för intressenten, vilket är en begäran till projektet. Svaret på begäran kommer från projektet eller projektets resultat och blir att generera de intäkter som intressenten förväntade sig. Projektet kan också ha en begäran från en intressent exempelvis i form av att behöva resurser för att kunna starta projektet. Svaret från den intressenten blir att tillse projektet med de resurser som behövs.

 

Olika typer av relationer

I modellen kan man också definiera de relationer som intressenterna har med varandra och på så sätt kan man även följa kommunikationen under projektets gång. Man kan exempelvis definiera vilka relationer som är aktiva och passiva, vilket innebär att man definierar en intressent som aktiv eller passiv beroende på hur engagerad och delaktig intressenten är gentemot en annan. Det kan finnas flera intressenter som kommunicerar inte bara med projektets kärna utan också med varandra, vilket kan påverka vilken förväntan de har på projektet. En kund kan exempelvis ha en leverantör som inte har en direkt påverkan på projektet men kunden och leverantören kan ha en aktiv relation som indirekt kan komma att påverka projektet och är därför värd att notera.
Det kan också vara nödvändigt att identifiera vilka relationer som är statiska och vilka som är dynamiska. Det kan vara så att relationer ändras under projektets gång och om man kan förutse detta redan innan projektet startar så är man förberedd och vet hur det ska hanteras. En statisk relation förväntas inte ändras under projekts gång, kunden bör exempelvis förbli densamma under hela projektets gång. En dynamisk relation kan förändras medan projektet pågår, det skulle exempelvis kunna innebära att en investerare byts ut under tiden på grund av problem med tillgångar från investerarens sida och en annan investerare hittas istället.

 

Varför ska man använda intressentmodellen?

En intressentmodell hjälper inte bara till att identifiera intressenter och deras intressen utan hjälper även projektmedlemmarna att tydligare definiera målet för projektet och vad som förväntas av alla som på något sätt påverkas av projektet. Eftersom att intressentmodellen skapas i början av projektet så får projektmedlemmarna direkt från start en bra insikt till vad projektets mål är då man tillsammans diskuterat de förväntningar som olika intressenter har. Intressentmodellen är därför ett viktigt och hjälpsamt verktyg när ett projekt påbörjas. Eftersom att alla projektmedlemmar deltar i diskussionen kring intressentmodellen och sedan också har tillgång till den visuella bilden av modellen så vet de vad man ska fokusera på under projektets gång och vilka intressenter man kommer kommunicera med under projektets gång.

Intressentmodellen är också väldigt flexibel då den kan ändras och uppdateras under projektets gång om det sker förändringar. Det kan vara intressenter som efter projektets start visar mindre intresse än förväntat medan andra intressenter kan komma att påverka mer i projektet än tidigare beräknat. Ibland byts intressenter ut eller så förändras deras relationer. Allt går att uppdatera i modellen för att förtydliga vad som förväntas av projektet. Modellen ska vara tillgänglig för alla i projektgruppen så att de också kan följa uppdateringarna.

Under skapandet av intressentmodellen så kan det också bli tydligt för de andra intressenterna vad som förväntas ske för projektet och vilka relationer och behov man har som intressent gentemot andra intressenter. Eftersom att man tar diskussionen i början av projektet så öppnar man dörren för kommunikation mellan intressenter och projektdeltagare. Med öppen dialog och tidigt etablerade relationer så kan stämningen för projektet förbättras och man kan arbeta mer effektivt för att nå projektets mål. Intressenters intressen kan också ha varit otydliga i början och intressenter vet själva ibland inte exakt vad det är de förväntar sig. Man hjälper därför intressenterna att från start definiera tydligare vad deras intressen är så att det senare inte orsakar problem.

En av de största orsakerna till varför en intressentmodell skapas är för att skapa så mycket värde som möjligt för de som är inblandade i ett projekt. Om alla har fått beskriva vad de har för behov och förväntningar så kan de känna att de får sin röst hörd. Eftersom det också kan finnas många olika förväntningar, krav, och intressen, så kan projektet gå framåt på ett mer effektivt sätt om detta reds ut innan projektets start. Med hjälp av det så kan därför riskerna för många konflikter, missförstånd, och oro minimeras redan innan projektet har börjat. Alla intressenter kan känna sig trygga i projektet och att deras behov och förväntningar kan bli uppnådda.

 

Problem som kan uppstå med intressentmodellen

Det finns dock problem man kan stöta på när man skapar en intressentmodell. Det kan finnas intressenter som inte själva förstår vad de förväntar sig utav projektet och därför ger en felaktig beskrivning av sina intressen. Om detta inte identifieras av projektansvarige så kan det bli så att projektmedlemmarna börjar arbeta mot ett mål som är felaktigt eller orealistiskt. Därför ska man alltid försöka identifiera roten av ett intresse. Om man har svårt för att få fram vad roten är så ska man fortsätta ställa frågan ”Varför?”. Om en intressent förklarar vad deras förväntan är men det inte är tydligt nog så fortsätter man ställa frågan ”Varför?” tills det är tydligt nog.

Ett annat problem som kan uppstå är att en intressent kan ha begränsat med tid för att förklara sin förväntan och intresse. Intressenten beskriver kortfattat sina behov och har inte mer tid för att förklara. Intressenten kanske också utgår ifrån att det är tydligt nog och är sedan inte samarbetsvillig när man behöver mer information. Sådana problem kan uppstå i alla projekt och verksamheter och det är viktigt att få fram vad för intressen en intressent faktiskt har. Om man inte har fått tillräckligt med information så måste intressenten kontaktas igen tills man har fått den information som behövs. Om intressenten fortfarande inte är samarbetsvillig så behövs det tas upp med ledningen i företaget och man kanske får bestämma att intressenten ska bli utesluten från projektet.