teamgantt
Dela på facebook
Dela på google
Dela på twitter
Dela på linkedin

Funktionsorganisation

En funktionsorganisation är en organisationsstruktur där verksamheten är organiserad utifrån de huvuduppgifter och mål uppsatta inom verksamheten.

Organisationen är uppbyggd med avdelningar där personer är specialister på det de gör och som arbetar mot ett och samma mål.

Detta gör bland annat att kommunikationen mellan personer, avdelningar, och chefer blir tydlig och kontrollerad så att problem snabbt kan lösas.

 

Vad är en Funktionsorganisation?

Funktionsorganisation

Om en verksamhet arbetar utifrån en funktionsorganisation så innebär det att verksamheten är uppdelad i olika avdelningar som är specialiserade på sina huvuduppgifter eller ”funktioner”.
Syftet är att uppnå bättre kvalité på leveransen, eftersom att de som arbetar med samma huvuduppgifter är samlade och har samma fokus.

 

Avdelningar utifrån deras namn

Många verksamheter är uppbyggda på detta sättet och man ser det oftast genom att identifiera olika avdelningar utifrån deras namn som:

  • Ekonomiavdelning
  • Marknadsavdelning
  • Inköpsavdelning

Avdelningar definieras utifrån de huvuduppgifter som verksamheten arbetar mot och om verksamheten är stor och har många huvuduppgifter så kan man också ha avdelningar för mindre uppgifter, så länge de är specifika nog.

Det kan också finnas underavdelningar på en större avdelning om det är så att man inom en avdelning fokuserar på många olika områden.

 

Vanligtvis en chef för varje avdelning

När man inom en verksamhet har avdelningar som arbetar mot specifika uppgifter så behövs det en chef för varje avdelning som har den kunskap som krävs för den avdelning samt erfarenhet.

De anställda som arbetar på avdelningen ska vara specialister på sitt område och tillsammans blir avdelningen som en stark enhet som jobbar mot ett specifikt mål.

Man har sedan hela verksamheten uppbyggd på detta sättet, med starka och effektiva enheter som arbetar mot verksamhetens mål.

Det är avdelningens chefer som ansvarar för sin egen avdelning och sedan för vidare information till en verkställande chef eller styrelse.

 

Funktionsorganisation vs Produktorganisation vs Projektorganisation

Innan man börjar implementera en struktur baserat på en funktionsorganisation så behöver man analysera sin egen verksamhet först. Beroende på vad verksamheten arbetar med, vilka projekt man brukar ta sig an, och hur stora man är, för att se om en funktionsorganisation är det bästa alternativet för verksamheten.

 

Produktorganisation

Produktorganisation

I vissa företag så arbetar man utifrån en ”produktorganisation”, man har då avdelningar som arbetar med specifika produkter och även om alla har olika uppgifter så sitter alla som arbetar med samma produkt tillsammans.

 

 

Projektorganisation

Projektorganisation

Man kan också organisera en verksamhet utifrån en ”projektorganisation” och då sitter alla som arbetar med samma projekt tillsammans, även om de också arbetar med olika uppgifter.

Varje organisationsform har olika fördelar och det är alltså beroende på vad man arbetar med som man kan välja en lämplig organisationsform.

Många stora matvarukedjor väljer oftast att arbeta utifrån en produktorganisation, då har man olika avdelningar för olika produkter som exempelvis ”kött”, ”fisk”, och ”mejeri”. Alla inom avdelningarna kan ha olika arbetsuppgifter men fokus är på en och samma produktkategori.

 

 

Matrisorganisation

Matrisorganisation

Stora konsultföretag kan välja att arbeta utifrån en projektorganisation (eller matrisorganisation) och delar då upp avdelningarna baserat på de olika projekten och kunderna man har.

 

De flesta stora företag som arbetar med något där det finns rutiner och alltid samma uppgifter brukar vara strukturerade enligt en funktionsorganisation.

En verksamhet som är organiserad enligt en funktionsorganisation har då valt att dela upp verksamheten i avdelningar. Dessa avdelningar fokuserar alla på sin egen huvuduppgift. Verksamheten kan komma att få en logisk hierarkisk uppbyggnad baserat på dessa avdelningar och chefen får stor kontrollmöjlighet.

 

Hur använder man Funktionsorganisation?

Om man har en verksamhet där huvuduppgifterna alltid är densamma och tydliga, så kan det vara lämpligt att organisera verksamheten utifrån en funktionsorganisation.

I en verksamhet där också kunderna och deras behov är lika kan en funktionsorganisation ge mer effektivitet.

Funktionsorganisation analyseras

Börja med att analysera verksamheten och identifiera saker som:

  • Hur stor är verksamheten?
  • Vilka kunder arbetar vi vanligtvis med?
  • Vilka projekt arbetar vi vanligtvis med?
  • Vilka huvuduppgifter kan vi identifiera?
  • Vilka rutiner har vi?

När man har identifierat dessa punkter till att börja med så kan man förhoppningsvis identifiera några mönster. Om man exempelvis ofta arbetar med samma kunder som har liknande behov så kan man se att en funktionsorganisation kan vara ett effektivt sätt att organisera verksamheten på.

Detta är för att man då har avdelningar som är specialiserade på sina uppgifter och de behöver inte anpassa sig mycket beroende på olika kunder utan deras uppgifter förblir likadana. Om verksamhetens uppgifter hade varit mer dynamiska och växlat från kund till kund så hade det varit mer effektivt att exempelvis arbeta utifrån en struktur med projektorganisation.

 

Vilka huvuduppgifter har verksamheten?

Efter att man har bestämt sig för att arbeta utifrån en funktionsorganisation så ska man fokusera på frågan:

”Vilka huvuduppgifter kan vi identifiera?”

Funktionsorganisation definition

Huvuduppgifterna kommer att skapa avdelningarna så man behöver se till att de är väldefinierade och att de verkligen är huvuduppgifter.

Mindre uppgifter och deluppgifter kan fortfarande placeras in under en huvuduppgift men om de är för distinkta och specialiserade så kan man skapa en mindre avdelning för dessa. De vanligaste huvuduppgifterna i en funktionsorganisation är:

  • Inköp
  • Försäljning
  • Ekonomi
  • Tillverkning
  • Support
  • Teknik

Beroende på vad man arbetar med och vilka kunder man arbetar mot i verksamheten kan namnen på avdelningarna variera. Efter att man definierat avdelningarna så ska de mest kompetenta personerna i verksamheten allokeras till de olika avdelningarna.

Personerna ska vara specialister på sin huvuduppgift och det behövs också en chef som har lika bra, om inte ännu bättre, kompetens och expertis inom uppgiften.

Eftersom att chefen för avdelningen ska se till att avdelningen uppnår sina mål med framgång så kan det vara en stor fördel om chefen har erfarenhet av både uppgiften och sättet att styra i en funktionsorganisation.

 

Avdelningarnas mål och fokus

När alla avdelningar är skapade så bör alla inom avdelningen få en introduktion till den huvuduppgift som de ska fokusera på. Chefen tar fram en plan för hur avdelningen ska arbeta och vilket mål de har.

Som avdelning så ska alla arbeta tillsammans där inget dubbelarbete ska ske och kommunikationen måste därför vara väldigt öppen. Alla som arbetar på avdelningen ska ha ett syfte med sitt arbete så att avdelningen kan uppnå sitt mål tillsammans.

 

Ständigt utvecklas

Om det saknas kompetens eller arbetskraft så måste det anställas nya personer så att inte hela avdelningen dras ner och därav också drar ner verksamheten. Om det sker dubbelarbete eller att det finns flera anställda som gör samma sak så måste dessa personer omplaceras eller deras uppgifter ändras.

Det är avdelningens chef som har ansvar för alla inom avdelningen och ska se till att arbetet sker på rätt sätt som är lönsamt för verksamheten. Desto bättre förhållandet är mellan de anställda på avdelningen och gentemot chefen, desto bättre effektivitet kan avdelningen uppnå som en enhetlig grupp.

 

Stora och små verksamheter

Som tidigare nämnt så ska man också tänka på hur stor verksamheten är innan man väljer att implementera en funktionsorganisation.

 

Stort företag

Det kan vara så att man redan har ett stort företag men att man arbetat utifrån en annan struktur. Om man vill omorganisera en stor verksamhet så måste man vara beredd på vad som krävs för att gå igenom en sådan omfattande process.

När man ändrar en företagsstruktur så behöver man bland annat ta hänsyn till företagets kultur, tidigare arbetssätt, och vad företagets mål är. Baserat på detta kan man se hur man skulle kunna omorganisera inom företaget på bästa möjliga sätt.

Detta är viktigt att ha i åtanke eftersom att det kan vara svårt att ändra på människors arbetssätt och företagets kultur om företaget är stort och har funnits i många år. Att omorganisera en verksamhet är också en stor kostnad och det blir en ännu större kostnad om det inte görs på rätt sätt eller misslyckas.

 

Mindre företag

Om man är en nystartad eller liten verksamhet så kan det vara lättare att implementera en funktionsorganisation, eftersom att de anställda är relativt nya och företaget ännu inte har en etablerad företagskultur som kan vara svår att ändra.

I en mindre verksamhet är det dock färre anställda och om man endast har en person som har hand om varje huvuduppgift, så går det inte att skapa hela avdelningar med bara en person.

En struktur enligt funktionsorganisationen blir då mer effektiv i medelstora verksamheter eller verksamheter som behöver förändring.

Man kan som nystartad eller liten verksamhet också sikta på att organisera om sig till en funktionsorganisation medan man växer, genom att börja skapa mindre avdelningar som fokuserar på huvuduppgifter. När verksamheten sedan växer går det då att lägga till fler avdelningar och omplacera anställda, så att deras kompetens mer effektivt kommer till användning.

 

Funktionsorganisation fördelar

Fördelar med att använda en Funktionsorganisation

Det finns många fördelar med att strukturera en organisation utifrån huvudfunktioner. Man behöver först analysera sin verksamhet och vilka uppgifter som är huvuduppgifter för att sedan se om en funktionsorganisation kan ge ett effektivt resultat. Om verksamheten är stabil och arbetar med liknande uppgifter och kunder så kan en funktionsorganisation vara väldigt effektiv.

 

Specialist

I en verksamhet där en funktionsorganisation är en lämplig metod så finns det många fördelar att vinna. Avdelningarna som skapas blir mer fokuserade på sin uppgift och kan leverera bättre kvalité och dessa personer anses också vara specialister på sitt område.

Eftersom personerna som arbetar mot samma huvuduppgift sitter tillsammans och arbetar tätt ihop, så blir också kommunikationen mellan personerna bättre och tydligare. På så sätt undviker man också att dubbelarbete sker eftersom alla på avdelningen har en tydlig bild av vad alla arbetar med.

Dynamiken och miljön mellan personerna på avdelningen kan också växa och bli starkare så att avdelningen blir som en stark enhet.

 

Tydligt

Det blir också tydliga regler och rutiner bland avdelningarna eftersom de oftast arbetar med samma saker och med samma personer.

Chefen får också bra kontroll- och styrningsmöjligheter över avdelningarna och kan på ett enkelt sätt kommunicera med de övriga avdelningarna. Om man har delat upp sin verksamhet i avdelningar utifrån huvuduppgifter så kan man märka att verksamheten blir mer hierarkiskt uppbyggd på ett logiskt sätt.

 

Chef

Om det finns flera avdelningar så har oftast varje avdelning sin egen chef. Chefen för sin egen avdelning har expertis inom uppgiften som avdelningen arbetar mot och mer erfarenhet.

Han eller hon har också ett stort ansvar för att leda avdelningen framåt och se till så att alla arbetar med uppgiften som avdelningen är till för. Chefen ska se till att den kunskap och expertis de anställda har på avdelningen nyttjas och används på det mest effektiva sättet.

Eftersom varje avdelning har sin egen chef så tar det bort stress och börda från den verkställande chefen. Avdelningschefen kan istället fokusera på att dela med sig av den information som är nödvändig och relevant för verksamhetens lönsamhet.

 

Motivation & Självförtroende

Eftersom att personer inom företaget får arbeta med en specifik uppgift som de anses vara specialister på så får dessa personer oftast också mer motivation och bättre självförtroende.

Dessa personer är proffs på sin uppgift och känner att det som de arbetar med är viktigt för att verksamheten ska kunna gå framåt och de är oftast också de enda som arbetar med just sin uppgift eftersom att man vill undvika dubbelarbete.

 

Analys av avdelningarnas effektivitet

En annan fördel med att arbeta utifrån en funktionsorganisation är att man kan tydligt se hur olika avdelningar jobbar och påverkar verksamheten baserat på de mål de har.

Om man jämför med en produktorganisation och det exemplet vi nämnde tidigare med en stor kedja av mataffärer, så kan man se att där kommer avdelningarna vara för specifika produkter, exempelvis kött, fisk, och mejeri.

När man sedan vill göra en analys på hur det går för varje avdelning, så kan det vara så att man ser att det går bättre för fisk och mejeri än det gör för kött.

Om man vill veta varför det är så eller analysera vidare så kan det vara svårt att identifiera just varför det går bättre för vissa produktavdelningar än andra då avdelningen har många olika personer som arbetar med olika uppgifter, men mot samma mål. Det blir därför svårt att mäta avdelningen när alla inom avdelningen har olika uppgifter.

 

Mäta varje avdelnings effektivitet

I en funktionsorganisation är det avdelningar där alla inom avdelningen är specialister och arbetar med fokus på ett mål. Om man börjar analysera hur det går för de olika avdelningarna genom att exempelvis mäta effektivitet, lönsamhet, och produktivitet, så får man fram vilka det går bättre för och vilka det går sämre för.

Eftersom att varje avdelning har en specialitet och fokus så blir det då lättare att kunna jämföra de olika avdelningarna. Om man exempelvis märker att försäljning inte har varit effektiv de senaste sex månaderna, så kan man arbeta med att förbättra just den här avdelningen och se vad som kan göras.

Det kan vara så att några av de anställda behöver få mer utbildning inom ett område eller att någon ny kompetens måste anställas.

Inom en funktionsorganisation så kan man därför enklare göra framtida prognoser baserat på gamla analyser och data. Om en verksamhet har funnits i många år så finns det mer data att använda för sin framtidsprognoser.

 

Nackdelar med en Funktionsorganisation

När man väljer att arbeta utifrån en organisationsstruktur med funktioner och avdelningar, så kan det också finnas nackdelar.

 

Förändring kostar energi

Som tidigare nämnt så kan verksamhetens tidigare uppbyggnad och företagskultur påverka avdelningarna, så att de inte kan arbeta så effektivt som möjligt. Det kan vara svårt att göra förändringar i företagsstrukturen om företagskulturen redan är tydligt etablerad och verksamheten är för stor. Därför ska man göra en noggrann analys av sin verksamhet innan man bestämmer sig för att förändra företagsstrukturen.

 

Mer statiskt arbetssätt

En funktionsorganisation är som mest effektiv när miljön i verksamheten är stabil och homogen. Det är alltså viktigt att behoven inte förändras allt för ofta och att man även känner sina kunder väl. Om verksamheten arbetar med något som är känsligt för förändringar så blir funktionsorganisationen inte lika effektiv.

Det kan bli svårt att göra förändringar i en verksamhet som redan följt strukturen i många år och om det behövs göras förändringar i avdelningarna så kan man möta motstånd.

 

Kräver tydlighet mellan avdelningarna

Ett annat problem som kan uppstå är att det inte blir tydligt vem som har ansvar.

En avdelning består ofta av flera personer som arbetar med samma mål och som en enhet, tillsammans med en chef. Chefen har auktoritet och därav även ett ansvar för själva avdelningen, men inom avdelningen så kan det bli så att de anställda skjuter ifrån sig ansvaret. Eftersom att de arbetar som en enhet mot ett mål, så kan det bli otydligt vem som inom avdelningen har ansvar för vad.

Om det också är så att alla i avdelningen har samma ansvar inför att fatta beslut, så kan det ta längre tid för avdelningen när man ska fatta ett beslut då det inte är en enskild person som fattar beslutet direkt utan alla måste höras.

Om man organiserar sin verksamhet enligt en funktionsorganisation så kan det därför vara bra att se till att man inte har personer som gör dubbelarbete eller arbetar med exakt samma sak, ha en erfaren och kunnig chef för avdelningen, och se till att det mål man arbetar mot är stabilt och inte har stor risk för förändring.