Effektmål

I alla projekt finner man mål och förväntningar på resultatet och med hjälp av mål vet också alla i projektet vad som ska göras. Det finns dock olika former av mål och även om man satt tydliga projektmål så kan många projekt dra nytta av att också använda effektmål. Med hjälp av projektmål, som definierar vad man är ute efter, och effektmål, som definierar vilken påverkan man söker, så kan projektledaren leda sin projektgrupp mot ett lyckat resultat där både projektledaren och kunden blir nöjda.

Effektmål beskriver resultatet av målet

 

Vad är effektmål?

Effektmål är tydligt definierade mål som ett projekt ska uppnå som resultat. De är fördefinierade och specifika och hjälper att leda projektet framåt och även bekräfta att projektet faktiskt har uppnått sina mål när projektet är avslutat. Effektmål är också mätbara och alltså oftast i sifferform, procentform eller något annat mätbart som gör att projektledaren och kunden lätt kan se att projektet har uppnått sina mål när det är avklarat.

Att sätta mål för ett projekt är inte det lättaste och det är ännu svårare att sätta mål som passar projektet och är tydliga nog. Projekt som fortskrider utan tydliga mål stöter direkt på problem där projektdeltagare inte är säkra på vad de försöker uppnå och projektledaren kan kämpa med att motivera gruppen även om det inte går framåt. Det är en stor utmaning att leda en projektgrupp och utan tydliga mål så riskerar projektet att misslyckas. En projektledare bör därför konstant lära sig att utveckla sin förmåga med att sätta tydliga och effektiva mål för sina projekt. Genom att ta del av dokumentationen från äldre projekt och dra lärdom av andra projektledare kan man själva bli bättre på att skapa och definiera effektiva projektmål som kan leda ett projekt till ett lyckat resultat.

Effektmål skapas av projektledaren med hjälp av den information som han eller hon har fått från kunden i börjat av projektet. Baserat på informationen kan projektledaren komma fram till vilka effektmål projektet behöver och som behövs för att uppnå ett lyckat resultat. Projektledaren bör innan redan ha definierat ett syfte med projektet, vilket behov kunden har och vilka projektmål detta resulterat i. Sedan kan projektledaren fortsätta med att definiera effektmålen.

 

Skillnaden på projektmål och effektmål

En fråga som kan dyka upp för många projektledare är varför man behöver både projektmål och effektmål och vad är egentligen skillnaden mellan dessa två? Båda är lika viktiga men en projektledare bör veta att det finns en distinkt skillnad mellan ett projektmål och ett effektmål.
Ett projektmål definierar vad det är som ska skapas under projektets gång och bli resultatet när projektet avslutas, vad som ska levereras till kunden. Många tror att om man uppnått projektmålet så har projektet lyckats, men man behöver också definiera och uppnå effektmål vilket innebär den effekt och påverkan som resultatet ska ge kunden. Både projektledaren och kunden förväntar sig ett resultat men detta resultatet ska också kunna ge den effekt som man hoppats på när man påbörjade projektet. Det behov som kunden uttryckt i början av projektet är baserat på något och det är det man vill se till kan uppnås när projektet avslutats och resultatet levereras till kunden.

Ett exempel på detta är ett projekt där en hemsida ska göras om, projektmålet är då att göra om en hemsida och leverera en ny uppdatera sida. Hemsidan ska bli mer modern och locka mer besökare och indirekt öka försäljningen via sidan. Kunden hoppas på att projektet kommer göra att en ny och fräsch hemsida skapas som ger den funktion som besökarna söker och också hjälper öka försäljningen. Projektledaren och projektgruppen skapar gör om hemsidan utifrån de önskemål som kunden gjort och levererar i slutändan en ny hemsida till kunden.

Problemet är att försäljningen inte ökar, även efter att det gått en tid. Även om kundens behov är uppfyllt, att hemsidan gjorts om, så ökar inte försäljningen som kunden trodde skulle ske. Orsaken skulle då kunna vara att projektledaren och projektgruppen endast fokuserat på projektets mål, vilket var att göra om en hemsida. Effekten var att hemsidan skulle generera fler besökare och med det också göra så att försäljningen ökar, men detta skedde inte eftersom att fokus inte låg på detta målet, många i projektgruppen kanske inte ens visste att detta var målet med att göra om hemsidan. Det hade krävts en helt annan plan och idé för att uppnå detta målet.

Kunden blir tyvärr missnöjd och inser att de har spenderat pengar på något som inte har hjälpt deras företag och projektledaren får ta stor lärdom av projektet för att inför framtida projekt undvika samma misstag. Som projektledare kan man inte skylla på kunden när kunden inte gett tydligare beskrivningar, utan det är också projektledarens jobb att försöka identifiera och förtydliga kundens behov. Kunden kan i själva verket också vara osäker och inte heller veta vad deras företag behöver, de vet bara att de har ett behov av förändring. Projektledarens jobb blir därför att också vägleda kunden kring vad de skulle kunna göra för dem.

 

Hur skapar man effektmål?

Innan ett projekt påbörjas så behöver projektledaren skapa en projektplan. Projektplanen innehåller all information om projektet som tidsplan, budget och självklart mål. Målen är det som projektledaren och projektgruppen ska följa under projektets gång för att veta vad de strävar efter men för att definiera dessa målen behövs en hel del hjälp.

Projektledaren kan börja med att definiera vilket syfte projektet ska ha. Varje projekt har något syfte och ett syfte baseras ofta på ett behov. Om projektet riktar sig mot en kund så är det kunden som har ett behov som projektet och projektledaren ska försöka uppfylla. I många fall kan kunden själv vara osäker på vad deras behov eller önskemål egentligen är och projektledaren kan då försöka hjälpa till med att förtydliga behovet. Det krävs ett stort förarbete när man skapar projektplanen innan projektet ens har påbörjat och i vissa fall kan det till och med leda till att projektet inte påbörjas på grund av att det inte är möjligt att uppnå de mål som kunden har eller att målen inte är tydliga nog. Det kan bli en stor nackdel för projektledaren om han eller hon väljer att ta sig an ett projekt där behovet från kunden inte är tydligt nog och risken är att projektet misslyckas och att kunden blir missnöjd.

När syftet med projektet är tydligt så kan projektledaren gå vidare till att definiera projektmålen. Projektmålen är det resultat som kunden förväntar sig se när projektet är avklarat och är exempelvis en fysisk vara, ett system eller förändringar inom en verksamhet. Projektmålen är det som indirekt ska uppfylla kundens behov, men det som direkt ska vara ett svar på kundens behov är effektmålen.

Slutligen ska effektmålen definieras och detta gör projektledaren med hjälp av kunden. Man tar då en titt på projektmålen, som är det resultat som ska levereras till kunden, och definierar vilken effekt resultatet ska ha. Projektmålen är baserade på ett behov som kunden har och det är det behovet som ska fyllas och inte bara med ett fysiskt resultat eller en förändring utan också med en effekt och påverkan. Om kunden vill ha ett nytt system för bokföring så räcker det inte att leverera ett sådant system där projektgruppen bara följer instruktionerna för hur ett sådant system ska skapas, utan projektledaren behöver också se till att systemet ger kunden den effekt som kunden är ute efter. Det kan handla om att funktionerna går till på det sätt som funkar bäst i kundens verksamhet, att användarna kan generera de rapporter som de behöver eller att systemet kan användas på flera olika enheter samtidigt. Alla företag och kunder är olika och det gör därför också att alla resultat blir olika.

 

Vad behövs för att sätta effektmål?

För att sätta effektmål så behöver projektledaren först analysera omvärlden och miljön som projektet befinner sig i. Det hjälper att ha flera möten med kunden och diskutera kundens behov och vad kunden förväntar sig för resultat. Först ska projektmålen vara satta och utifrån projektmålen definieras också effektmålen tillsammans med kunden. Det hjälper att ställa en del frågor till kunden som handlar om projektmålen, dessa frågor är:

1. Vad för effekt ska resultatet ha på omvärlden?
2. Hur stor effekt ska resultatet ha på användarna?
3. Vem är det som upplever effekten?
4. Hur bidrar resultatet till att en effekt skapas?
5. Vilka risker finns det med effekten?

För att göra det enklare så använder vi exemplet med att en hemsida ska göras om för att locka fler kunder och även öka försäljningen. Den första frågan handlar om vad det är för effekt som resultatet ska ha på omvärlden och i detta fallet är resultatet en ny hemsida och omvärlden är alla de potentiella kunder som kan komma till hemsidan. Effekten som man är ute efter är att öka antalet besökare på hemsidan och även öka försäljningen.

Andra frågan handlar om hur stor effekten ska vara och då kan man använda sig utav tekniken för SMARTa mål som nämns lite senare i denna artikeln. Den andra punkten i SMARTa mål handlar om att ett mål ska vara mätbart och på samma sätt som fråga två handlar om effektens påverkan så kan projektledaren här försöka definiera effekten tillsammans med kunden. Vilken effekt förväntar man sig? Vilken påverkan kommer resultatet ha? Det är en ny hemsida som ska skapas och man förväntar sig nya kunder men hur många kunder hoppas man på och hur ska det mätas? En omgjord hemsida genererar inte nya kunder automatiskt utan det kan vara andra faktorer som påverkar som marknadsföringen kring lanseringen eller roliga funktioner på sidan.

Den tredje frågan fokuserar på användarna och i detta fallet är det besökarna av hemsidan som ska använda sig utav sidan. Eftersom att projektledaren tillsammans med projektgruppen ska göra om hemsidan så behöver de veta mer om vilka som ska använda sidan. Hur är användarna? Vad letar de efter för funktioner? Vilka behov har de? Svaren kan komma från kunden men även från undersökningar som görs på testgrupper under projektets gång. Kunden bör känna till sina användare bäst men det finns andra aspekter som kunden möjligtvis inte är medveten om och som därför behöver undersökas närmare. Det kan exempelvis vara tekniska aspekter och användbarhet på hemsidan som gör det lättare för en besökare att utföra ett köp på sidan.

Fjärde frågan handlar om resultatet och dess påverkan på effekten man är ute efter. Kunden har varit specifik med att de vill att antalet kunder ska öka, detta är effekten, genom att man förändrar hemsidan, detta är resultatet, och frågan är om en omgjord hemsida kan uppnå detta. Projektledaren behöver analysera behovet närmare och se om det önskade resultatet kan uppnå den effekten som kunden är ute efter.

Den sista frågan har fokus på risker och risker är något som alltid måste tas upp i alla projekt och för de mål som skapas. Projektledaren behöver se om det finns några risker med den effekten som kunden är ute efter. Kunde vill att försäljningen ska öka genom att hemsidan görs om men kan det bli så att hemsidan får problem, genom att den exempelvis kraschar när det blir för många besökare? Kan det bli så att när en kund försöker betala uppstår det problem med betalningsmetoderna? Alla dessa risker måste analyseras innan projektet startar och en plan måste skapas för hur riskerna ska hanteras om de uppstår.

 

SMARTa mål

SMARTa mål nämns ofta som en effektiv teknik för att definiera tydliga mål. Tekniken kan användas för både projektmål och effektmål och för effektmål så är det S:et och M:et projektledaren fokuserar på. En projektledare behöver definiera effektmål som är specifika och mätbara. Med hjälp av dessa två punkter så kan projektledaren skapa effektmål som är tydliga nog för alla i projektgruppen att följa under projektets gång och samtidigt blir det tydligt om målet uppnås eller inte när projektet börjar närma sig sitt slut.

Om ett mål är specifikt så innebär det att det går att förklara vad det är man ser framför sig när projektet är avslutat. Vad kommer kunden faktiskt få i handen när projektet nått sitt slut. Det kan exempelvis vara en färdig produkt, ett bokslutssystem eller en mobilapplikation. Det kan också vara ett resultat som inte är fysiskt men även ett sådant resultat ska vara specifikt. Att exempelvis försäljningen inom verksamheten ska öka, att kvalitetssäkringen ska förbättras eller att företagets webbshop ska få fler besökare.

När ett mål är mätbart så lägger man till något i målet som går att mäta vilket också gör att det blir lätt att se om målet har uppnåtts eller inte. Med tidigare exempel så hade blir det att försäljningen inom verksamheten ska gå upp med två procent, kvalitetssäkringen ska förbättras genom att minska defekta produkter med fem procent eller att antal besökare i företagets webbshop ska öka med tvåtusen personer per månad. Man har alltså givit målet något som är mätbart.

 

Vad är fördelen med att använda effektmål?

Att använda effektmål i kombination med projektmål är en stor fördel för både projektledaren och kunden. Projektmål är något som finns för alla projekt men många glömmer eller förbiser användningen av effektmål. Medan projektmål fokuserar på själva resultatet som ska hamna i kundens hand så handlar effektmål om den påverkan och det behov som kunden verkligen vill fylla.

Med hjälp av specifika och mätbara effektmål kan projektledaren på ett bättre sätt se till att resultatet av projektet uppfyller de behov som kunden har och förväntar sig. Det hjälper också kunden att på ett tydligare sätt definiera sina egna behov. I många fall är kunden otydlig eller osäker på vad som egentligen önskas, det kan komma vaga påstående som ”vi vill öka försäljningen” eller ”vi behöver ett nytt sätt att kvalitetssäkra våra produkter på”, och i sådana fall blir det svårt, om inte omöjligt, för en projektledare att ta sig an ett sådant projekt utan att gräva djupare. Att sätta smarta projekt- och effektmål är ett sätt för projektledaren att förtydliga vad som ska göras under projektets gång och vad det är kunden vill ha.

När effektmål ska sättas så kan också kommunikationen mellan projektledaren och kunden förbättras genom att båda tillsammans diskuterar och kommer överens om vad det är som ska uppnås i projektet. Både kunden och projektledaren kan känna en trygghet när man gemensamt kommit fram till vad som förväntas av projektet och under projektets gång blir det också lättare för kunden att följa med i utvecklingen av resultatet.

Generellt så blir projektresultaten mer lyckade när projektledaren sätter effektmål eftersom det blir lättare för alla i projektet att veta vad de strävar efter under projektets gång. Många projektdeltagare kan vara osäkra i vad som ska levereras om det inte finns effektmål eller så kan resultatet levereras på ett lyckat sätt men det blir inte riktigt som kunden tänkt sig, eller det ger rättare sagt inte den effekten som kunden förväntade sig och det är exakt vad effektmål handlar om.

Projektmål och effektmål går hand i hand och så fort man har etablerat vilket behov kunden har så kan man lätt bygga vidare på projektmål och effektmål tillsammans med kunden. Som projektledare kan man vara säker på att man ger kunden precis det resultat som förväntas utav projektet.