Agil Projektledning

Agile project management (PM), eller som det heter på svenska, ”Agil projektledning”, skapades ur en önskan att ge tvärfunktionella team inom mjukvaruutveckling, förmågan att öka anpassning och förbättra flexibiliteten, svarstider och samarbete, i syfte att skapa en miljö av ständig förbättring. Agil projektledning blev officiellt känt redan 2001.

Har du kunskap inom Agile projektledning som projektledare, ledare, företagsledare, utvecklare, projektledare, konsult så kommer du ha stor chans att förbättra verksamheten där du jobbar. Låt oss nu titta närmre på vad för typ av projekthanteringssystem detta är.

Agil projektledning hur du driver projekt på ett effektivt sätt

Sammanfattning

Vad det är: Agil projektledning utvecklades för projekt som kräver stor flexibilitet och snabbhet. Agil projektledning består av sprintar, vilket är korta leveranscykler.

Varför det är viktigt: Agil projektledning är en mycket iterativ process som möjliggör snabba omställningar under hela projektet, förbättrar prestanda och smidighet genom projektgrupper. Det är bäst lämpat för projekt som kräver minimal kontroll och kommunikation i realtid inom självstyrande team.

Vem som påverkas av system: Agil projektledning påverkar projektledare, deras team som arbetar med denna metod, företagsledare, utvecklare, intressenter i någon egenskap, slutanvändare, företaget som helhet, och i slutändan kunderna.

När händer detta: Agil projektledning har använts sedan 2001 och är idag en välkänd och mycket utnyttjad metod inom mjukvaruindustrin. Andra branscher använder också Agil helt, eller som del av en hybridlösning.

Hur man kan dra nytta av Agil: Det finns resurser på nätet som erbjuder information om att använda denna metod, och det formella utbildning från välkända organisationer som sysslar just med PM som PMI och vinst-baserade företag som erbjuder insikter eller utbildning för att bidra till att förbättra projekt och teamets prestation.

 

Vad är det

Medan liknande metoder för utveckling av programvara först identifieras redan 1957, går Agile-typ metoder så långt tillbaka som till 1970-talet till en amerikansk forskare som heter Dr Winston Royce, en pionjär inom utveckling av programvara, känd för hans forskning som av misstag upptäckte “Vattenfall-modellen”. 1970 gick han med på att skriva en artikel med titeln “Hantera utveckling av stora programvarusystem” i vilken han presenterade ett par metoder inom projektledning, inklusive Agile projektledning.

“Agila Manifestet” deklarerades ursprungligen mellan 11-13 februari, 2001 i Utah med 17 mjukvaruutvecklare som kallade sig “The Agile Alliance”. Detta manifest hade officiellt utvecklats som resultat av 1994 Dynamic Systems Development Method (DSDM).

 

Agil projektledning styrs av 12 principer (Agile Manifesto):

• Kundnöjdhet genom tidig och kontinuerlig leverans av värdefull programvara.
• Välkomnande av krav för förändring, även i slutskedet av utvecklingen.
• Fungerande programvara levereras ofta (veckor snarare än månader).
• Nära, dagliga samarbeten mellan säljare och utvecklare.
• Projekt som byggs runt motiverade individer, som bör vara betrodda.
• Face-to-face-samtal är den bästa formen av kommunikation (co-location).
• Fungerande programvara är det viktigaste måttet på framsteg.
• Hållbar utveckling, kunna upprätthålla en konstant takt.
• Kontinuerlig uppmärksamhet på teknisk kvalitet och god design.
• Enkelhet—konsten att maximera mängden arbete som inte görs—är viktigt.
• Den bästa arkitekturen, krav och design ur självorganiserande team.
• Regelbundet, återspeglar teamet hur man kan bli mer effektiv och justerar därefter.

Agile projektledning använder sig av en mycket systematiskt iterativ och inkrementell metod för att bättre hantera projektets aktiviteter i ett försök att ständigt förbättra produkten eller utveckling av tjänsten. Detta gör att projektgruppen kan tillämpa en mer flexibel och snabb, och samverkande team-baserad metod för att arbeta med andra grupper, så som säljare. Det är inte en garanti för framgång— det erbjuder en väg att påskynda utvecklingen av produkter eller tjänster när tekniker används effektivt. Agile förbättrar sikten, minskar tidslinjer och risk, och ökar chansen att möta intressenternas behov.

Det finns olika ramverk för Agile, inklusive Scrum, Lean, XP, och SAFe. Agile innehåller normalt uppgifter som är uppdelade i små steg med minimal planering involverad, i syfte att möjliggöra ökad flexibilitet.

Beroende på vem du pratar med, refererar Agile projektledning till en rörelse, en utveckling, en metod, eller mer allmänt en metod som används flitigt i mjukvaruindustrin i synnerhet, men det kan också vara antaget i andra branscher.

 

Varför det är viktigt

Traditionella metoder inom projekthantering som “Vattenfall” är mer besvärliga än Agile eftersom det kräver att större grupper mötas, samarbetar och fattar beslut på ett sätt som hindrar framsteg. Agile projektledning förbättrar inte bara verkningsgraden, utan kan också öka kvalitet och maximera resurser.

Traditionella metoder inom projekthantering gör det också svårare att isolera problem eller brister snabbt, utan användning av en betydande mängd resurser. Eftersom intressenternas behov kan förändras under ett projekt, erbjuder Agile en mekanism för att anpassa sig snabbt i förhållande till dessa behov. Allt eftersom dessa problem uppstår, eller behov förändras, tillåter Agile små fokuserade team att göra särskilda ändringar i snabbare takt i olika skeden av ett projekt. Agile erbjuder även generellt ett sätt att öka fokus på kvalitet och minska risken för fel, omarbete och besvikelse av intressenter.

Agile projektledning gör att uppgifter kan delas in i mindre steg och i ett kortare tidsperspektiv (vanligtvis en vecka till fyra veckor), så att mindre tvärfunktionella team är bättre på att fokusera på alla funktioner, från planering, till fasen där det testas. Då tester kan göras inom dessa mindre steg eller spurter, är det lättare och snabbare att isolera och ta itu med problem, fel eller brister, innan man går vidare till nästa fas.

Agile projektledning gör det även möjligt för mindre team att mötas oftare, för att diskutera framsteg, planer och problem. Detta gör teamet mer anpassningsbara och flexibla till att ändra, och förhoppningsvis leder det till mindre risk för betydande konflikter. Andra metoder inom projekthantering kräver mer tid och ansträngning för att skapa större och mer formella möten, och för att lösa motstridiga scheman. Som ett resultat, tar teamen vanligtvis en avsevärd tid för att träffas, ta beslut, tilldela ansvar, ta upp problem, och till slut tid innan de ser några framsteg.

Projektledning med Agile minskar den tid det tar att ge och ta emot feedback, och förbättrar tiden det tar att anpassa till något, jämfört med den traditionella “Vattenfall”-strategin, där team måste handskas med stela utvecklingsscykler. Andra mer formella metoder tvingar team att flytta från en projekthanteringsfas av ett projekt till nästa innan de verkligen har en chans att testa, isolera, och ta itu med problem fram till slutet av hela projektet. Traditionella metoder inom projekthantering gör det också extremt svårt, dyrt och tidskrävande att hantera omfattande förändringar, vilket gör att tiden från idé till händelse, är en mycket långdragen process.

 

Vem som påverkas av Agil

Användning av Agile, särskilt för utveckling av programvaruprojekt, nyttjar projektgrupper, produkt-utvecklare, projektledare och produktchefer, testare, utvecklare, systemutvecklare, författare och företagsledare. Slutligen, den största fördelen kommer beställaren att ha, på grund av den ökade förmågan att isolera problem snabbare, minska fel på ett mer ändamålsenligt sätt, och skifta snabbt för att möta ett föränderligt behov.

 

Hur man använder Agil

Trots att de ursprungligen används främst inom mjukvaruindustrin, har Agile fått en stor spridning i många branscher. Agile är en metod som har en snabb iterativ process, vilket gör det möjligt för ständiga förbättringar. Det gynnar många organisationer genom ökad förändring, ökad flexibilitet, snabba svarstider, och ett mer fokuserat samarbete. Oavsett bransch eller företagsstorlek, förblir principer och praxis den samma, men hur de tillämpas kan variera, för att möta branschspecifika normer, processer och “bästa praxis”.

 

Grundläggande processen för Agil

Målet med agile är att producera kortare utvecklingscykler och tätare produktlanseringar än traditionella “vattenfall” projektledning. Denna kortare tid, gör det möjligt för projektgrupper att reagera på förändringar i kundens behov mer effektivt.

Du kan alltid använda ett par olika Agile projektlednings ramverk—Scrum och Kanban är två av de vanligaste. Men varje Agile projektmetodik kommer att följa samma grundläggande process, som inkluderar:

 

1. Projektplanering

Som med alla projekt, innan du börjar med ditt team ska de förstå det slutliga målet, värdet till organisationen eller klienten, och hur det ska uppnås.

Du kan utveckla en översikt av ditt projekt här, men kom ihåg att syftet med att använda Agile projektledning är för att kunna hantera förändringar och tillägg till projektet lätt, så översikten vi pratar om här kring projektet, bör inte ses som oföränderlig.

 

2. Skapande av en färdplan

En färdplan är en uppdelning av de funktioner som kommer att vara den slutliga produkten. Detta är en viktig del av planeringen, eftersom ditt team kommer att bygga dessa enskilda funktioner under varje sprint.

Vid denna punkt, kommer du också att utveckla en “produkt backlog”, som är en lista över alla funktioner och produkter som kommer att vara delar av den slutliga produkten. När din plan spurtar vidare, vid senare tillfälle, kommer ditt team att hämta uppgifter från denna “backlog”.

 

3. Dela planeringen

I traditionell “vattenfall” projektledning, sker det en implementering av ett datum, som följer efter det att hela projektet har utvecklats. När du dock använder Agile projektledning, använder du kortare utvecklingstider (kallade sprintar) med funktioner som släpps i slutet av varje cykel.

Innan du sparkar igång projektet, kommer du att göra en hög-nivå plan för dessa funktioner du ska släppa i början av varje sprint, och du kommer att behöva se över och ompröva lanseringsplan för funktionen.

 

4. Sprintplanering

Före varje sprint börjar, behöver intressenter att planera vad som kommer att ske från varje person under den sprinten, hur det ska uppnås, och bedöma uppgiftsbelastning. Det är viktigt att dela belastningen jämnt mellan teammedlemmarna så att de kan utföra de uppgifter de tilldelats under sprinten.

Du kommer också att rent visuellt behöva dokumentera ditt arbetsflöde för öppenhet i teamet, gemensam förståelse inom teamet, samt att identifiera och ta bort flaskhalsar.

 

5. Dagliga Möten

För att hjälpa ditt team att utföra sina uppgifter under varje sprint och bedöma om eventuella förändringar behöver göras, se till att hålla korta dagliga möten. Under dessa möten kommer varje medlem i teamet att kortfattat berätta om vad de åstadkommit dagen innan, och vad de kommer att arbeta på under dagen.

Dessa dagliga möten bör endast vara 15 minuter långa. De är inte avsedda att vara utökade möten för problemlösning eller en chans att prata om allmänna nyheter. Vissa team kommer även att hålla dessa möten stående, för att hålla dem korta.

 

6. Sprintöversikt och retroperspektiv

Efter slutet av varje sprint, kommer ditt team att hålla två möten: för det första, kommer du att hålla en sprintöversikt med projektets intressenter för att visa dem den färdiga produkten. Detta är en viktig del av att hålla en öppen kommunikation med intressenter.

En person-eller video-konferens gör att båda grupperna kan bygga upp en relation och diskutera produktproblem som kan uppstå.

För det andra, kommer du att ha ett möte kring retroperspektiv med intressenter för att diskutera vad som gick bra under sprinten, vad kunde ha gjorts bättre, om arbetsbördan var för tung eller för lätt för varje medlem, och vad som åstadkommits under sprinten.

Om ditt team är helt gröna inom Agile projektledning, hoppa inte över detta viktiga möte. Det hjälper dig att mäta hur mycket ditt team kan ta itu med under varje sprint och de mest effektiva sprinterna för framtida projekt.

Dessa är de mest grundläggande och viktiga delar av Agile projektledning och metodik. När du gör övergången med ditt team till en Agile metodik, kommer dessa processer, roller och principer att hjälpa dig att ändra din inställning och börja arbeta tillsammans för att vara mer flexibel och anpassa till förändringar

 

Andra metoder av projekthantering som du kan överväga

Det finns andra metoder för att granska och utvärdera baserad på projektets natur, krav, industri och program. Vissa av dessa metoder inkluderar:

• Vattenfall
• Critical Path Method (CPM)
• Critical Chain Project Management (CCPM)
• Sex Sigma
• Händelseförloppsmetodik (ECM)
• Crystal
• Feature Driven Development (FDD)
• Dynamic Systems Development (DSDM)
• Adaptive Software Development
• Rational Unified Process (RUP)
Lean Development (LD)
• PRINCE2

 

Integrera Agil projektledning

Om du är helt grön vad gäller Agil projektledningmetoden, kan det till en början se ut som ett komplext och svårt systemet att greppa och hantera. Men, oavsett om du inser det eller inte, gör du troligtvis redan många av de saker som Agile projektledning kräver.

Med ett par tweaks, kommer du vara på din väg till kortare utvecklingstider och mindre, tätare produktlanseringar.

Idag används Agile projektledning av utvecklare, byggföretag, utbildningsinstitutioner och även marknadsföring team. Många organisationer kan dra nytta av Agile projektledning, och det är enkelt att sätta upp och använda.

På nätet kan du hitta många kurser och material som djupgående går igenom de olika delarna av Agile projektledning.

Samtidigt kan du dra nytta av programvara, böcker, eller Agile coacher, varje Agile team är unikt, och en förståelse för grunderna kan hjälpa dig att sätta ihop en Agile projektmetodik som fungerar för dig och ditt team.

 

De vägledande principerna

Agile projektmetoder kan vara så olika och unika som varje enskild grupp, men dessa 12 principer bör alltid styra dina beslut och produktutveckling. Om du och ditt team är helt främmande kring Agile projektledning, kan det vara svårt att komma ur det traditionella tänkesättet kring projektledning.

Genom att förstå och ompröva dessa 12 principer som kommer från den kända Agile manifestet, kan du hjälpa dig själv och ditt team att framgångsrikt använda Agile ramverket:

• Företagets högsta prioritet bör vara att tillfredsställa kunden genom tidig och kontinuerlig leverans av värdefull programvara (eller det som du/ni levererar).
• Välkomna förändrade krav, även sent i utvecklingen. Agile processer kan förändras till kundens konkurrensfördel.
• Leverera projekt ofta, från ett par veckor till ett par månader, med en förkärlek för det kortare tidsperspektivet.
• Samordnade teammedlemmar måste arbeta tillsammans dagligen under hela projektet.
• Bygg även projekt runt motiverade individer. Ge dem den miljö och det stöd de behöver, och lita på dem att få jobbet gjort.
• Face-to-face-samtal är den mest effektiva metod för att förmedla information till och inom olika grupper.
• Den slutliga produkten är det primära måttet på framsteg.
• Agile processer främjar även hållbar utveckling. Alla intressenter bör ha möjlighet att upprätthålla en konstant takt på obestämd tid.
• Kontinuerlig uppmärksamhet på teknisk kvalitet och god design förbättrar smidighet.
• Enkelhet, konsten att maximera mängden arbete som inte görs—är viktigt.
• Använd den bästa arkitekturen, kraven och designen ur självorganiserande team.
• Med jämna mellanrum, återspeglar teamet hur man kan bli mer effektiv, och sen justerar sitt beteende därefter.

Varje Agile projektmetodik har sin egen unika lista med teammedlemmar, och även om titlarna kan ändras, finns det några allmänna kännetecken som Agile teammedlemmar bör ha:

• T-formad: En värdefull medlem i teamet har en bredd av grundläggande kunskaper om sitt ämne men också djup kunskap, erfarenhet och förmåga i ett eller flera specifika områden.

• Tvärfunktionellt: Tvärfunktionella team har kompetens utanför sina traditionella områden. De kanske känner till några grundläggande grafisk design principer och analys av data eller även vissa HTML/CSS.

• Anpassningsbart: Om de har en mångsidig kompetens, vet de hur man använder det. Oavsett miljö, förblir deras produktion konsekvent.

• Nyfikna: En del av att optimera och bli mer effektiv är att ställa rätt frågor och att utmana så som saker och ting alltid varit, när det är lämpligt.

• Företagande: En Agile teammedlem är en som inte väntar på att bli tillsagd vad den ska göra. De är redo att fylla i och utveckla kampanjer där de ser ett behov.

• Team-orienterad: Teamspelare prioriterar framgång för teamet över sin egna personliga ära. Om alla levererar i tid och synkroniseringen är bra tillsammans, ser det de som en seger.

Åtagit sig att leverera kvalitet. En av de viktigaste fördelarna med Agile projekt är att leverera kvalitet, snabbare. Teammedlemmar som åtagit sig kvalitet, nöjer sig inte med genomsnittet. De hänger inte upp sig på perfektion, men de är dedikerade till att alltid producera sitt bästa arbete.

 

Framtiden för Agile

När den globala konkurrensen fortsätter att ta fart, kommer behovet öka för företagen att förse sina kunder med högkvalitativa produkter snabbare.

Detta sätter företagen under fortsatt press då kundernas förväntningar också är på uppgång, och skapar behov av kontinuerlig förbättring.

Principerna för Agil kommer att fortsätta att erbjuda kontinuerliga fördelar vad gäller förbättring, vilket gör Agile som projekthantering till en långsiktig metod som behandlar efterfrågan på snabb leverans, med bibehållen kvalitet, och som uppfyller intressenternas krav genom flexibelt samarbete.